Pengertian, Contoh & Proses Manajemen Inventaris Perusahaan

Setiap pencatatan inventaris perusahaan harus dijelaskan secara jelas, akurat, dan mudah dipahami oleh siapa pun yang menggunakannya.
—

Setiap perusahaan memiliki inventaris yang digunakan untuk mendukung operasional sehari-hari. Inventaris yang baik harus memiliki data yang jelas, akurat, dan mudah dipahami oleh siapa pun yang mengelolanya. Ketika pencatatan inventaris tidak tertata, perusahaan sering mengalami hambatan seperti kehilangan barang, pemborosan anggaran, dan kesulitan dalam perencanaan kebutuhan.

Oleh sebab itu, penting bagi Anda memahami apa itu inventaris, contohnya, dan bagaimana inventory checking dilakukan dengan benar sebagai dasar manajemen inventaris yang efektif.

Pengertian Inventaris

Inventaris adalah pencatatan terstruktur mengenai barang dan aset yang dimiliki, digunakan, dan disimpan oleh sebuah perusahaan. Inventaris barang adalah daftar yang memuat informasi lengkap tentang seluruh items dan assets yang diperlukan untuk mendukung operasional.

Inventaris berfungsi untuk memberikan gambaran tentang apa saja yang dimiliki perusahaan, di mana barang tersebut berada, bagaimana kondisinya, dan bagaimana penggunaannya dalam operasional.

Di perkantoran, inventaris kantor adalah kumpulan barang dan perlengkapan seperti laptop, komputer, printer, meja, kursi, dan perlengkapan meeting yang dipakai karyawan untuk bekerja. Di dalam inventaris, biasanya tercatat informasi seperti jumlah (quantity), lokasi (location), kondisi (condition), dan nilai aset (asset value). Melalui pencatatan yang rapi, inventaris membantu Anda memastikan bahwa seluruh aset perusahaan tercatat dengan baik, tidak hilang, dan dapat digunakan secara optimal.

Contoh inventaris adalah berbagai barang dan aset yang digunakan perusahaan untuk menjalankan operasional (Sumber: freepik.com)

Untuk toko atau gudang, inventaris mencakup stok barang siap jual, bahan baku, rak penyimpanan, hingga peralatan seperti barcode scanner. Sedangkan di institusi pendidikan, inventaris dapat berupa meja dan kursi kelas, buku perpustakaan, komputer laboratorium, dan alat peraga pembelajaran. Pencatatan inventaris yang jelas memastikan seluruh aset terpantau dan dapat dikelola dengan efektif.

Inventarisasi

Setelah memahami apa itu inventaris dan apa saja yang termasuk di dalamnya, langkah berikutnya adalah memastikan seluruh data tersebut selalu akurat dan sesuai dengan kondisi di lapangan melalui proses inventarisasi (inventory checking).

Inventaris hanya memberi Anda daftar barang dan aset yang dimiliki perusahaan, sedangkan inventarisasi memastikan bahwa daftar tersebut benar, lengkap, dan terus diperbarui. Tanpa inventarisasi yang rutin, data inventaris dapat menjadi tidak akurat dan mengganggu pengambilan keputusan, mulai dari perencanaan pengadaan hingga pengendalian anggaran.

Dengan kata lain, inventaris memberi gambaran apa yang dimiliki, sementara inventarisasi memastikan apakah data tersebut benar. Kedua proses ini saling melengkapi dan menjadi dasar dalam pengelolaan aset perusahaan.

Proses Inventarisasi

Proses inventory checking dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh barang dan aset yang tercatat sesuai dengan kondisi di lapangan. Tahapannya meliputi pengumpulan data, pemeriksaan fisik, pencocokan data, pembaruan data, dan pelaporan inventarisasi. Hal ini penting karena pengelolaan inventaris adalah cara perusahaan menjaga agar data aset tetap akurat dan mudah dipantau.

• Pengumpulan data awal (initial data collection)

Pengumpulan data dimulai dari Anda menyiapkan daftar inventaris yang sudah ada, termasuk jumlah (quantity), lokasi (location), dan kondisi barang.

• Pemeriksaan fisik (physical checking)

Setiap barang di cek langsung di lapangan. Kemudian Anda memastikan keberadaan barang, memeriksa kondisinya, dan mencocokkan informasi fisiknya dengan data yang tercatat.

• Pencocokan data (data matching)

Data hasil pengecekan fisik dibandingkan dengan catatan inventaris. Jika ada selisih atau ketidaksesuaian, maka perlu dicatat dalam laporan.

• Pembaruan data (data updating)

Informasi inventaris diperbarui sesuai temuan terbaru, termasuk perubahan jumlah, kondisi, dan lokasi barang.

• Pelaporan inventarisasi (inventory report)

Hasil inventarisasi diringkas dalam laporan yang berisi catatan selisih, barang hilang, barang rusak, dan aset yang harus diperbaiki atau diganti.

Baca Juga: Membuat SOP Perusahaan untuk Alur Kerja yang Efektif

Apa Itu Manajemen Inventaris?

Setelah proses inventarisasi dilakukan secara rutin, langkah berikutnya adalah memastikan seluruh barang dan aset tersebut dikelola dengan baik. Hal inilah yang disebut dengan manajemen inventaris (inventory management).

Manajemen inventaris adalah proses mengatur, memantau, dan mengendalikan seluruh stok dan aset yang dimiliki perusahaan agar selalu tersedia dalam jumlah yang tepat, berada pada lokasi yang sesuai, dan digunakan secara efisien. Tujuannya adalah menjaga kelancaran operasional sekaligus mencegah pemborosan.

Dalam manajemen inventaris, Anda perlu memperhatikan beberapa hal seperti perencanaan stok (stock planning), pengendalian barang (stock control), penyimpanan (storage), dan pergerakan barang (item movement). Semua proses ini saling terhubung dan memastikan perusahaan memiliki visibilitas penuh terhadap asetnya.

Dengan manajemen inventaris yang baik, Anda dapat menghindari masalah seperti kehabisan stok, barang berlebih, kerusakan yang tidak terpantau, dan kesalahan pencatatan yang dapat mengganggu operasi bisnis.

Baca Juga: 5 Keunggulan Cloud-Based LMS untuk Pelatihan Karyawan

Manajemen Inventaris Digital / Digital Inventory System

Manajemen inventaris digital (digital inventory management) adalah cara perusahaan mengelola barang dan aset menggunakan teknologi yang memungkinkan pemantauan real-time, pencatatan otomatis, dan kontrol yang jauh lebih akurat dibandingkan metode manual. Selain dapat menggantikan pencatatan kertas atau spreadsheet, sistem ini juga meningkatkan visibilitas dan efisiensi operasional secara menyeluruh.

Digital inventory system memberikan Anda real-time visibility, yaitu kemampuan melihat kondisi inventaris kapanpun dan dari mana pun. Setiap perubahan, mulai dari barang masuk, barang keluar, pemakaian suku cadang, dan perpindahan lokasi akan tercatat otomatis dalam sistem.

Sistem ini biasanya dilengkapi dengan fitur seperti:

• Barcode scanning untuk mempercepat input data.
• RFID tracking untuk pelacakan otomatis tanpa perlu pemindaian manual.
• Cloud database (cloud storage) agar data dapat diakses dari multi-device.
• Automated alerts seperti pengingat stok menipis atau barang yang perlu diganti.
• Usage history untuk mencatat riwayat pemakaian setiap barang.
• Dashboard analytics untuk analisis penggunaan dan perencanaan.

Dengan sistem digital ini, Anda dapat mengurangi human error yang sering muncul pada pencatatan manual, seperti angka salah input, data yang tidak diperbarui, atau inventaris yang sulit dilacak. Singkatnya, digital inventory system membantu Anda mengelola inventaris dengan cara yang lebih cepat, akurat, dan efisien dibanding metode tradisional.

Baca Juga: Rekomendasi Project Management Tools Sesuai Kebutuhan

Software Manajemen Inventaris

Setelah memahami bagaimana manajemen inventaris digital, langkah berikutnya adalah Anda perlu memilih software inventaris yang tepat untuk mendukung proses tersebut. Software manajemen inventaris berperan sebagai pusat pengelolaan stok, aset, dan pergerakan barang agar setiap aktivitas dapat dicatat dan dipantau. Berikut software inventory gratis dan berbayar yang bisa Anda gunakan.

• Zoho Inventory

Zoho Inventory membantu Anda mengelola stok, pesanan, dan pergerakan barang dalam satu sistem yang terintegrasi. Melalui barcode, manajemen multi-gudang, dan integrasi ke marketplace, software ini cocok untuk Anda yang memiliki banyak kanal penjualan dan membutuhkan visibilitas stok yang akurat.

• Fishbowl Inventory

Fishbowl Inventory dirancang untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan inventaris lebih kompleks, seperti manufaktur dan distribusi. Software ini menyediakan pelacakan real-time, pengelolaan komponen produksi, dan integrasi dengan sistem akuntansi. Cocok untuk Anda yang perlu kontrol mendalam terhadap bahan baku dan suku cadang.

• Odoo Inventory

Odoo Inventory adalah bagian dari ekosistem ERP Odoo yang menawarkan automasi dalam pengelolaan stok. Mulai dari penerimaan barang, picking, packing, dan pelacakan multi lokasi yang dapat dilakukan secara otomatis.

Odoo Inventory cocok untuk perusahaan yang mencari solusi inventaris terintegrasi dari hulu ke hilir (Sumber: odoo.com)

• Sortly

Sortly menawarkan pengelolaan inventaris yang sederhana dan visual. Anda dapat mengatur barang dengan foto, QR code, dan kategori yang mudah dipahami. Software ini ideal untuk UMKM atau tim yang membutuhkan cara cepat mencatat barang tanpa proses teknis yang rumit.

• inFlow Inventory

inFlow Inventory membantu Anda mengelola penjualan, pembelian, dan stok dengan alur yang terstruktur. Software ini memiliki fitur pemesanan otomatis, manajemen gudang, serta pelacakan batch atau nomor seri. Cocok bagi Anda yang ingin sistem ringkas namun tetap kuat dari sisi fungsional.

• Mekari Jurnal

Mekari Jurnal adalah software akuntansi dan operasional yang menyediakan fitur manajemen inventaris terintegrasi. Anda dapat melacak stok secara otomatis, melihat pergerakan barang real-time dan menghasilkan laporan persediaan tanpa proses manual.

• NetSuite

NetSuite adalah solusi ERP berbasis cloud yang menawarkan modul inventaris tingkat enterprise. Sistem ini mendukung pelacakan multi-gudang, otomatisasi pengadaan, dan perencanaan permintaan (demand planning). Cocok untuk perusahaan besar yang membutuhkan kontrol inventaris lintas lokasi dengan integrasi menyeluruh.

• SAP

SAP menyediakan modul inventaris yang mampu menangani operasi besar dan kompleks. Melalui fitur seperti pelacakan batch, kontrol kualitas, perencanaan material, serta integrasi penuh dengan modul produksi dan keuangan, SAP ideal untuk perusahaan yang membutuhkan sistem kuat dan kestabilan jangka panjang.

• Total ERP

Total ERP merupakan sistem ERP yang menyediakan manajemen inventaris terpadu dengan modul penjualan, pembelian, dan gudang. Pengguna dapat memantau stok, menyusun laporan inventaris, serta mengatur perpindahan barang antar-gudang dengan lebih mudah. Cocok untuk bisnis yang membutuhkan solusi terintegrasi lokal.

• Netstock

Netstock adalah software inventory planning yang fokus pada optimasi stok. Fitur unggulannya meliputi forecasting permintaan, penghitungan stok minimum, hingga rekomendasi pembelian otomatis. Cocok untuk perusahaan yang ingin menjaga level stok ideal tanpa overstock ataupun kekurangan barang.

—

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan inventaris, Anda butuh sistem yang bisa membantu mencatat, memantau, dan memperbarui data aset secara teratur. Pengelolaan inventaris yang baik akan memudahkan Anda menjaga ketersediaan barang, meminimalkan kehilangan, dan memastikan setiap aset digunakan secara optimal.

RuangKerja menyediakan pelatihan yang membantu perusahaan Anda menerapkan pengelolaan inventaris yang lebih terstruktur untuk operasional sehari-hari. Apalagi Ruangkerja dilengkapi dengan fitur-fitur sebagai berikut:

• Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
• Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi.
• Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi.

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan Ruangkerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Referensi:

Ioana Neamt. September 4, 2024. What is digital inventory management, and what are its benefits? [Daring] Tautan: https://katanamrp.com/blog/digital-inventory-management/. Diakses 3 November 2025.

Limble. May 30, 2025. What is digital inventory management? [Daring] Tautan: https://limblecmms.com/learn/maintenance-operations/digital-inventory/. Diakses 3 November 2025.