Rekomendasi Project Management Tools Sesuai Kebutuhan

Project management tools membantu tim Anda merencanakan, mengatur, dan melacak proyek agar lebih efisien, tepat waktu, dan minim kesalahan.
—

Mengelola proyek, apalagi yang melibatkan banyak orang, bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan koordinasi yang rapi agar setiap anggota tim tahu apa yang harus dikerjakan, kapan tugas harus selesai, dan bagaimana progresnya bisa dipantau bersama. Tanpa sistem yang jelas, risiko pekerjaan tumpang tindih akan semakin besar.

Project management tools memiliki berbagai fitur seperti task assignment, deadline reminder, dan dashboard monitoring. Project management tools mampu meningkatkan produktivitas sekaligus memastikan proyek berjalan sesuai timeline.

Namun, setiap tools memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh karena itu, penting untuk memilih project management tools yang sesuai dengan kebutuhan tim dan jenis proyek yang sedang dikerjakan.

Apa itu Project Management Tools?

Project management tools adalah perangkat atau aplikasi yang digunakan untuk merencanakan, mengatur, melacak, dan mengelola proyek secara efisien. Fungsi project management tools ini antara lain memudahkan tim dalam membagi tugas, memantau progress, berkomunikasi, serta memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Perusahaan membutuhkan project management tools karena tools ini dapat membuat koordinasi tim lebih mudah, sekaligus mengurangi risiko kesalahan dan pekerjaan yang tumpang tindih.

Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tahapan, dan Penerapannya

Contoh Project Management Tools

Ada tiga project management tools free yang paling sering digunakan karena fleksibilitas dan kemudahannya. Masing-masing tools tersebut memiliki kelebihan, fitur dan cara kerja yang berbeda. Berikut ini penjelasan mengenai ketiga tools tersebut.

Notion

Notion adalah aplikasi all-in-one untuk produktivitas dan manajemen proyek yang menggabungkan berbagai fungsi seperti catatan, database, task management, dan berkolaborasi dalam satu platform. Melalui aplikasi Notion, individu maupun tim dapat membuat workspace yang terstruktur sesuai kebutuhan mereka.

Notion (Sumber: www.notion.com)

How it Works

Cara kerja Notion adalah dengan sistem blok (blocks), dimana setiap elemen seperti teks, tabel, gambar, checklist, dan embed ditempatkan dalam blok yang bisa dipindah, diubah, atau dihubungkan dengan blok lainnya.

Fitur-Fitur Notion

• Page & Block: fitur yang digunakan untuk membuat catatan, dokumen, daftar tugas, dan menyisipkan file atau media lain dalam bentuk blok yang fleksibel.
• Database: fitur yang menyediakan berbagai format database untuk mengelola data dalam bentuk tabel, kanban board, gallery, list, timeline, dan calendar.
• Collaboration: fitur yang memudahkan tim bekerja secara real-time, memberikan komentar, dan mention anggota tim, sehingga koordinasi lebih mudah dan transparan.
• Templates: fitur yang berisi pilihan template untuk tim dan individu, misalnya project management, personal planner, content calendar, dan workflow tim.
• Integration: fitur yang bisa berintegrasi dengan tools lain, seperti Google Drive, Slack, dan Figma.
• Web Clipper: fitur yang digunakan untuk menyimpan artikel, referensi, dan halaman web dari internet langsung ke Notion sehingga memudahkan riset atau pengumpulan data.

Kelebihan Notion

• All-in-one sehingga bisa digunakan untuk catatan, task management, database, wiki, dan proyek dalam satu platform.
• Highly customizable atau fleksibel disesuaikan untuk kebutuhan individu maupun tim.
• Memudahkan tim bekerja bersama secara real-time, dengan komentar, mention, dan pengaturan izin akses.
• Cross-platform atau bisa diakses lewat web, desktop, dan mobile app.
• Templatenya ready-to-use sehingga mempercepat setup project dan workflow.

Kekurangan Notion

• Fitur yang fleksibel membuat pengguna baru perlu waktu untuk memahami cara kerjanya.
• Beberapa fitur database sulit digunakan saat offline.
• Performance bisa lambat jika workspace terlalu besar atau banyak file/embeds berat.
• Fitur task management kurang advanced dibanding project management tools lainnya, Notion belum memiliki fitur otomatisasi tugas atau Gantt chart built-in yang lengkap.

Baca Juga: Micromanagement: Pengertian, Efek Negatif & Cara Mengatasi

Trello

Trello adalah aplikasi management project tools yang yang dapat digunakan untuk mengelola proyek kolaboratif yang membutuhkan interaksi dan diskusi intens. Pengguna dapat mengakses Trello secara gratis melalui PC (Personal Computer) maupun smartphone, sehingga pekerjaan tim menjadi lebih praktis dan efisien.

Sumber : Trello.com

Trello menggunakan metode Kanban, yang menekankan visualisasi tugas dan alur kerja. Aplikasi ini cocok bagi individu maupun tim yang ingin memantau progres proyek dengan cara yang sederhana, intuitif, dan mudah dipahami.

How it Works

Trello bekerja dengan sistem visual yang mempermudah pengguna melihat alur proyek. Setiap proyek dibuat dalam bentuk board dan berisi beberapa list untuk menandai tahap atau kategori pekerjaan, misalnya to do, in progress, dan done.

Di dalam list, setiap card merepresentasikan satu tugas atau item kerja. Card ini bisa diberi deskripsi, checklist, tanggal jatuh tempo, lampiran, komentar, dan label untuk klasifikasi.

Pengguna bisa memindahkan card antar list untuk menunjukkan progress dan anggota tim dapat berkolaborasi dengan memberikan komentar dan mention orang lain. Trello juga menyediakan Power-Ups dan fitur automation (Butler) agar proses kerja menjadi lebih terorganisir dan sebagian tugas bisa otomatis dijalankan.

Fitur-Fitur Trello

Trello memiliki beberapa komponen utama yang bisa diatur sesuai kebutuhan pengguna, antara lain

• Board, List, Card: untuk manajemen dan pengaturan tugas secara visual
• Checklist & due date: fitur yang memudahkan pelacakan progres setiap tugas.
• Label, tag, dan warna: untuk klasifikasi tugas.
• Komentar, attachment, dan mention: fitur yang digunakan untuk komunikasi dan kolaborasi dengan anggota tim.
• Power-Ups: integrasi dengan tools lain seperti Google Drive, Slack, dan Calendar.
• Automation (Butler): untuk mengotomatisasi tugas rutin agar lebih efisien.

Kelebihan Trello

Trello memiliki sejumlah kelebihan yang membuatnya banyak digunakan bagi individu maupun tim. Berikut beberapa kelebihan menggunakan Trello.

• Cocok untuk pemula karena visualnya sederhana dan mudah dipahami.
• Terdapat drag & drop yang mempermudah untuk tracking progres tugas dengan cara memindahkan card antar list.
• Integrasi dengan banyak tools melalui Power-Ups.
• Versi gratisnya cukup lengkap untuk tim kecil atau penggunaan personal.

Kekurangan Trello

Meski memiliki banyak kelebihan, Trello juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:

• Kurang fleksibel untuk database dan catatan kompleks.
• Board bisa cepat berantakan jika terlalu banyak card.
• Fitur reporting dan advanced project tracking terbatas.

Asana

Asana adalah aplikasi management project tools yang dirancang untuk membantu tim mengatur, memantau, dan menyelesaikan tugas secara efisien. Asana cocok digunakan oleh tim menengah hingga besar yang membutuhkan kontrol lebih atas workflow, jadwal proyek, dan kolaborasi antar anggota tim. Melalui berbagai fitur yang fleksibel, Asana memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan tampilan proyek sesuai kebutuhan dan memastikan setiap tugas terlacak dengan baik.

Sumber : Asana.com

How it Works

Asana bekerja dengan struktur proyek yang lebih terperinci. Setiap proyek terdiri dari berbagai task dan dibagi menjadi subtask untuk detail pekerjaan yang lebih kecil. Pengguna dapat melihat tugas-tugas ini dalam beberapa tampilan, seperti daftar (list), papan kanban (board), kalender, dan timeline yang menyerupai Gantt chart.

Setiap tugas bisa diberikan ke anggota tim tertentu, diberi deadline, prioritas, komentar, lampiran, dan tag. Melalui fitur automation rules, Asana dapat membantu mengatur workflow rutin secara otomatis. Sistem ini membuat tim bisa melacak progress proyek, mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas tiap tugas, dan melihat kapan pekerjaan harus diselesaikan, sehingga manajemen proyek lebih efisien dan terstruktur.

Fitur-Fitur Asana

• Task & subtask management: fitur yang digunakan dalam pembagian proyek menjadi tugas utama dan subtask agar pekerjaan lebih terstruktur dan mudah dilacak.
• Project views: fitur yang memberikan fleksibilitas untuk melihat list, board, timeline, dan calendar.
• Assignment & due: fitur untuk memberikan tugas kepada anggota tim tertentu dan diberi tanggal jatuh tempo/due date untuk tiap tugas sehingga tanggung jawab jelas dan deadline mudah dipantau.
• Comment, file attachment, mention: fitur yang mendukung anggota tim untuk memberi komentar, menambah file/dokumen, dan menandai anggota tim untuk komunikasi.
• Reporting & dashboard: menyediakan laporan visual dan dashboard untuk memantau progress proyek secara real-time, memudahkan manajer dalam mengambil keputusan.
• Integrasi dengan tools lain, seperti Slack, Google Drive, Zoom, dan lainnya untuk memperluas fungsi workflow.
• Automation rules: pembuatan workflow otomatis untuk tugas rutin, mengurangi pekerjaan berulang dan meningkatkan efisiensi tim.

Kelebihan Asana

Asana memiliki sejumlah kelebihan yang membuatnya cocok digunakan, terutama untuk tim dan proyek yang lebih kompleks. Beberapa kelebihannya antara lain:

• Cocok untuk tim besar dan proyek kompleks.
• Menyediakan berbagai tampilan (multiple views), seperti list, board, timeline, dan calendar sesuai kebutuhan proyek.
• Menyediakan fitur reporting dan dashboard yang sudah tersedia di aplikasinya secara langsung (built-in).
• Automation sehingga mengurangi repetitive tasks dengan workflow otomatis..

Kekurangan Asana

Walaupun memiliki banyak kelebihan, Asana ternyata juga memiliki kekurangan yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Kurva belajar lebih tinggi dibanding Trello, sehingga memerlukan waktu untuk membiasakan diri dengan fitur lengkapnya.
• Fitur gratis terbatas, untuk beberapa view dan reporting hanya tersedia di versi premium.
• Bisa terasa berat dan kompleks untuk proyek kecil atau individu.

Baca Juga: Data Scientist vs Data Analyst, Ketahui Perbedaan Keduanya!

Tips Memilih Project Management Tools yang Tepat

Memilih project management tools yang tepat sangat penting agar tim bisa bekerja lebih efisien dan terorganisir. Beberapa faktor perlu dipertimbangkan agar tools yang dipilih sesuai dengan kebutuhan tim dan jenis proyek yang dikerjakan.

Ukuran dan Skillset Tim

Tim kecil dengan anggota yang tidak terlalu terbiasa tools kompleks biasanya lebih nyaman dengan aplikasi sederhana dan intuitif, seperti Trello atau Notion. Sebaliknya, tim besar atau tim dengan proyek kompleks akan membutuhkan tools lebih lengkap seperti Asana, yang mendukung multiple views, reporting, dan workflow otomatis.

Jenis Proyek

Proyek kreatif, seperti content creation atau desain, cenderung lebih fleksibel dan cocok dengan tools visual dan ringan. Sementara proyek teknikal atau kompleks, seperti software development atau manufaktur, membutuhkan tools yang mendukung Gantt chart, dependency, dan reporting.

Budget

Perhatikan versi gratis dan berbayar dari masing-masing tools. Trello dan Notion cukup lengkap untuk tim kecil di versi gratis, sedangkan Asana versi gratis memiliki beberapa keterbatasan, terutama untuk fitur timeline, reporting, dan dashboard.

Kebutuhan Fitur

Pastikan tools menyediakan fitur yang sesuai dengan kebutuhan tim, misalnya task list, kanban board, Gantt chart, integrasi dengan aplikasi lain, mobile apps, automation, atau template siap pakai. Jangan memilih tools hanya karena populer jika fiturnya tidak mendukung workflow tim.

User-Friendly untuk Semua Anggota Tim

Tools yang mudah dipahami dan digunakan oleh seluruh anggota tim akan mempercepat adopsi dan mengurangi kesalahan. Perhatikan kemudahan navigasi, tampilan visual, dan dokumentasi/tutorial yang tersedia.

Baca Juga: Menggunakan Prinsip 80 20 Untuk Meningkatkan Produktivitas

—

Memilih project management tools yang tepat akan membantu tim bekerja lebih efisien, terorganisir, dan meminimalkan kesalahan dalam proyek. Tools yang sesuai tidak hanya memudahkan anggota tim menyelesaikan tugas, tetapi juga membantu manajer memantau progress dan mengambil keputusan lebih cepat.

Jika salah memilih tools atau menggunakan tools yang tidak sesuai kebutuhan, tim bisa mengalami kebingungan, pekerjaan tumpang tindih, dan penurunan produktivitas. Anda tentu tidak ingin hal ini terjadi bukan? So, pastikan pilih tools yang sesuai dengan ukuran, jenis proyek, dan kebutuhan workflow Anda mulai dari sekarang ya!

Tertarik untuk menemukan rekomendasi tools yang mendukung produktivitas tim dan proyek Anda? Segera unduh aplikasi Ruang Kerja dengan mengklik gambar di bawah ini.

Referensi:

Ben Aston. 25 Best Project Management Software Picked For 2025. Aug 20, 2025 [Daring] Tautan: https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-project-management-software/ Diakses 23 Agustus 2025.
Fardilla, A. 27 Aplikasi Kerja Online & Project Management Tools Terbaik 2025. April 25, 2025 [Daring] Tautan: https://www.hostinger.com/id/tutorial/project-management-tools#Rekomendasi_Project_Management_Tools_Terbaik. Diakses 23 Agustus 2025.
Pro Profs. 12 Best Free Project Management Software in 2025 [Daring] Tautan: https://www.proprofsproject.com/blog/free-project-management-software/. Diakses 23 Agustus 2025.