Cara Membuat SOP Perusahaan untuk Menghasilkan Alur Kerja yang Efektif

SOP perusahaan harus memiliki prinsip yang jelas, mudah dipahami, dan terperinci.

—

Setiap perusahaan memiliki standar operasional prosedur yang mengikat karyawan agar bekerja secara profesional. Standar operasional prosedur yang biasa disingkat SOP menjadi salah satu pedoman yang digunakan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. SOP yang baik tentunya memliki alur kerja yang jelas dan mudah dipahami oleh siapa pun.

Tak sedikit organisasi yang memiliki kesulitan terkait cara membuat SOP di perusahaan. Tak heran apabila alur kerja di perusahaan mengalami hambatan dan sering kali memunculkan masalah baru dalam internal kantor. Oleh sebab itu diperlukan informasi terkait bagaimana cara membuat SOP perusahaan yang efektif dan efisien.

Pengertian SOP Perusahaan 

Dikutip dari Hubspot, standard operating procedure (SOP) adalah daftar instruksi berisi langkah demi langkah yang merinci bagaimana menjalankan prosedur rutin. 

SOP di perusahaan berguna untuk sarana komunikasi dan produktivitas. SOP yang biasa digunakan manajer dapat menghemat waktu untuk melatih karyawan baru. SOP di perusahaan dibagikan oleh manajer atau karyawan senior kepada karyawan baru. SOP perusahaan akan selalu memiliki titik referensi untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara menjalankan tugas tertentu.

Tujuan Membuat SOP Perusahaan 

Perusahaan memerlukan standar operasional agar kinerja dan alur kerja dapat berjalan sebagai mana mestinya. Ada banyak tujuan dari pembuatan SOP perusahaan antara lain:

• Membantu perusahaan dalam membuat peraturan untuk karyawan

  SOP digunakan perusahaan untuk mengatur para karyawannya. SOP berisi langkah-langkah dalam menjalankan tugasnya selama bekerja. SOP perusahaan bisa membantu perusahaan membuat peraturan dan sanksinya apabila melanggar.

• Membantu karyawan untuk memahami peraturan beserta tugas di perusahaan
  

  SOP dapat memudahkan karyawan untuk mengetahui tugas utama dan batasan pekerjaan sesuai dengan posisinya masing-masing.

• Memudahkan perusahaan dalam memenuhi target
  

  Langkah-langkah yang terangkum dalam dokumen SOP bertujuan untuk mendukung perusahaan dalam mencapai target perusahaan.

• Memudahkan karyawan baru dalam bekerja
  

  SOP berisi dokumen yang mampu menjelaskan tentang alur kerja dari sebuah posisi. Dengan begitu, seiring perkembangan dan pergantian karyawan, SOP bisa membuat karyawan tetap memahami peraturan maupun cara kerja dan fungsi jabatannya di perusahaan.

• Mencegah atau mengurangi adanya kesalahan fatal dalam perusahaan
  

  SOP perusahaan dibuat untuk mencegah adanya kelalaian prosedur atau kesalahan dalam menjalankan tugas. SOP dibuat sesuai standar keamanan dan keselamatan para pekerjanya.

Baca Juga : Penggunaan Skala Likert untuk Penelitian 

Fungsi SOP dalam Perusahaan 

Pembuatan standar operasional prosedur memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan maupun karyawan. Keberadaan SOP sendiri mempunyai fungsi tersendiri di perusahaan. Fungsi dokumen SOP dalam perusahaan lebih jauh sebagai berikut:

1. SOP perusahaan menjadi acuan kinerja karyawan
2. SOP perusahaan menjadi pedoman hukum dan aturan 
3. SOP perusahaan sebagai pedoman berisi informasi soal ketugasan

Ingin karyawan dapat memahami SOP dengan baik? Jika iya, maka perusahaan perlu melakukan pelatihan agar karyawan dapat bekerja dengan alur yang efektif dan efisien. Jika Anda bingung bagaimana cara memberikan pelatihan pada karyawan, jangan khawatir! Kini ruangkerja dapat membantu Anda untuk mengeksekusi pelatihan secara profesional. Sebagai tahap awal, Anda dapat melakukan konsultasi GRATIS bersama tim ruangkerja dengan cara klik banner di bawah ini!

Prinsip Pembuatan SOP Perusahaan 

SOP perusahaan tidak dibuat secara sembarangan. Cara membuat SOP perusahaan perlu memerhatikan beberapa prinsip di antaranya:

1. Mudah dipahami
2. SOP bersifat efektif dan efisien
3. SOP perusahaan terukur dengan jelas
4. SOP perusahaan bersifat dinamis seiring perkembangan perusahaan, namun tetap memiliki kepastian hukum atas pelanggaran yang menyalahi SOP.
5. SOP perusahaan harus terperinci dan selaras dengan visi misi dan tujuan perusahaan

Cara Membuat SOP Perusahaan

Setelah mengetahui prinsip pembuatan SOP, perusahaan bisa memulai cara membuat SOP yang akan diterapkan. Langkah-langkah membuat SOP memerlukan proses yang cukup panjang dan memerlukan kerja sama dengan berbagai pihak.

Adapun langkah-langkah dalam membuat SOP perusahaan sebagai berikut:

• Membuat tim penyusun SOP
  

  Dalam menyusun SOP perusahaan diperlukan tim yang merupakan orang-orang yang kompeten dan ahli di bidangnya. Harapannya, SOP yang dibuat akan menjadi SOP yang efektif.

• Mengidentifikasi proses bisnis perusahaan
  

  Tujuan dari adanya SOP adalah untuk membuat proses kerja yang konsisten dan efisien. Setelah membentuk tim penyusun, mereka harus mengidentifikasi proses bisnis perusahaan agar mendapatkan gambaran terkait alur kinerja perusahaan.

• Menentukan format SOP
  

  Langkah selanjutnya adalah menentukan format SOP. Pemilihan format SOP digunakan untuk memudahkan penyajian SOP agar siapa pun yang membaca dapat memahami isi dari SOP. Selama mudah dipahami, tidak ada batasan bagaimana alur kerja dapat dibuat. Format SOP yang paling banyak dilihat meliputi dokumen langkah demi langkah, diagram alur kerja, bagan organisasi, instruksi terperinci, dan daftar periksa (checklist).

• Membuat alur kerja perusahaan (flow chart)
  

  Format yang ideal diterima oleh profesional untuk SOP perusahaan adalah diagram alur kerja. Diagram tersebut memungkinkan karyawan untuk melihat mengapa mereka harus menyelesaikan satu langkah untuk mencapai yang berikutnya. Dari menulis judul di bagian atas hingga tahapan akhir. Setiap langkah akan ditandai dengan jelas.

Alur kerja perusahaan dibuat dalam bentuk diagram. Isian dalam diagram dikumpulkan dari data-data terkumpul terkait alur kerja perusahaan. Proses pembuatan alur kerja memerlukan kecermatan dan proses yang cukup lama, serta melewati evaluasi bertahap.

• Mempraktikkan atau melakukan simulasi SOP
  

  Usai flow chart tersusun, tim akan menguji pelaksanaan dari SOP perusahaan melalui simulasi. Tahapan ini memiliki manfaat untuk menilai dan mengevaluasi apakah SOP yang dibuat telah sesuai dengan kenyataan di lapangan. 

• Mengevaluasi dan melakukan perbaikan dari simulasi SOP
  

  Dari hasil simulasi, tim penyusun telah mendapatkan gambaran terkait kelebihan dan kekurangan dari draft SOP yang dibuat. Tim akan memperbaiki sesuai dengan realita di lapangan.

• Perbaikan SOP kemudian disetujui atasan
  

  Draft SOP yang telah melewati simulasi dan perbaikan, pada akhirnya menjadi draft SOP yang akan ditetapkan sebagai ‘SOP terbaik’. SOP tersebut kemudian akan dijadikan sebagai standar operasional yang ditetapkan perusahaan. Untuk mengesahkan SOP tersebut, draft SOP akan dijadikan sebagai dokumen legal dengan persetujuan atasan  atau pimpinan tertinggi, dan orang-orang berwenang.

• Sosialisasi SOP
  

  SOP yang telah disetujui pimpinan kemudian akan disebarluaskan ke karyawan. Penerapan SOP akan berjalan baik jika karyawan telah mengetahui seperti apa materi SOP. Proses penyebaran informasi tersebut dilakukan dengan mengadakan sosialisasi.

Baca Juga : Bagaimana Perusahaan Beradaptasi Pada Era Ekonomi Kreatif?

Contoh SOP Kerja di Perusahaan

Standard operating procedure (SOP) memiliki format. Berikut contoh SOP perusahaan yang sesuai format pada umumnya:

1. Judul

   Setiap dokumen SOP harus diawali dengan judul untuk menjelaskan standar operasional apa yang ada dalam dokumen.

2. Informasi penomoran

   Informasi ini harus ditempatkan di dekat bagian atas dokumen untuk tujuan ID, termasuk nomor ID yang relevan, nama departemen, dan tanda tangan yang diperlukan.

3. Tujuan

   Tujuan memberikan ringkasan singkat tentang apa yang ingin dijelaskan oleh SOP. Bagian ini mungkin tidak perlu lebih dari satu paragraf.

4. Definisi

   Definisi meliputi jargon atau informasi yang harus diketahui pembaca sebelum memulai membaca SOP.

5. Prosedur

   Format bagian prosedur akan bervariasi tergantung pada kerumitan proses. Untuk proses langkah demi langkah yang lebih sederhana, daftar bernomor akan berfungsi. Anda mungkin perlu menambahkan sub-langkah jika pengguna harus memutuskan antara dua atau lebih langkah pada titik tertentu. Jika SOP Anda melibatkan banyak keputusan, diagram alur kemungkinan merupakan format yang lebih cocok.

Di bawah ini adalah contoh SOP untuk proses pengajuan cuti di sebuah perusahaan:

Contoh Judul SOP: Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan

Tujuan:
Memastikan bahwa pengajuan cuti karyawan dilakukan secara tertib, efisien, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Langkah-langkah:

Pengajuan Permintaan Cuti:
a. Karyawan mengisi formulir permintaan cuti yang tersedia di departemen SDM.
b. Formulir diisi dengan lengkap, termasuk tanggal awal dan akhir cuti, alasan cuti, dan jumlah hari yang diminta.

Pengajuan Kepala Departemen:
a. Karyawan mengajukan formulir cuti kepada atasan langsung atau kepala departemen untuk persetujuan.
b. Atasan melakukan evaluasi kebutuhan departemen dan menentukan apakah cuti dapat disetujui atau tidak.

Pemberitahuan Keputusan:
a. Atasan memberikan keputusan secara tertulis kepada karyawan melalui surat atau email.
b. Jika disetujui, informasi cuti dicatat dalam sistem manajemen kehadiran karyawan.

Koordinasi dengan SDM:
a. Karyawan yang mendapatkan persetujuan cuti mengkoordinasikan dengan departemen SDM untuk pengaturan administratif.
b. Informasi cuti disinkronkan dengan sistem kehadiran dan catatan karyawan.

Penggantian Tugas (jika diperlukan):
a. Jika diperlukan, atasan dan karyawan bersama-sama merencanakan penggantian tugas selama periode cuti.
b. Pemberian tanggung jawab interim diatur dengan jelas untuk mencegah hambatan operasional.

Monitoring dan Evaluasi:
a. Departemen SDM melakukan pemantauan terhadap penggunaan cuti karyawan secara keseluruhan.
b. Evaluasi dilakukan secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan mengevaluasi efektivitas SOP.

Dengan mengikuti SOP ini, diharapkan proses pengajuan cuti dapat dilakukan dengan konsisten dan mengurangi potensi masalah operasional. Tentu saja, setiap perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang unik sesuai dengan kebutuhan mereka.

Baca Juga : The Abilene Paradox dalam Lingkungan Kerja

—

Jadi itulah berbagai informasi mengenai SOP kerja, mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, prinsip, cara membuat, hingga contoh SOP kerja di sebuah perusahaan.

Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya cara membuat SOP di perusahaan Anda. Karena RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi.
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi.

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Referensi:

Lucid Content Team. 2020. How to Write a Standard Operating Procedure: More Than a Simple Process [online]. Link: https://www.lucidchart.com/blog/how-to-write-a-standard-operating-procedure (Accessed: 13 August 2022)

Brush, Kate.  2022. Standard Operating Procedure (SOP) [online]. Link: https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/standard-operating-procedure-SOP (Accessed: 13 August 2022)

Carmicheal, Kayla. 2021. How to Write the Best SOPs for Your Company [online]. Link: https://blog.hubspot.com/marketing/standard-operating-procedure (Accessed: 13 August 2022)