Pentingnya Virtual Onboarding dan Cara Membuatnya Agar Efektif Bagi Karyawan

Gulman Azkiya Apr 21, 2021 • 8 min read


Cara-virtual-onboarding-jadi-efektif

Artikel ini membahas mengenai pentingnya virtual onboarding dan cara membuatnya agar efektif bagi karyawan.

--

Secara umum, dunia kerja kini sedang mengalami pergeseran menuju cara kerja dengan sistem online. Beberapa aktivitas kerja sudah dilakukan secara virtual, seperti proses perekrutan, pengerjaan task harian, dan meeting bersama tim. Tren sistem kerja ini sudah dilakukan oleh perusahaan sejak awal pandemi Covid-19. Namun, yang menjadi fokus dalam artikel ini adalah untuk memahami bagaimana perusahaan mengatasi penerimaan karyawan baru dan proses onboarding yang harus mereka jalani.

Salah satu cara yang telah dilakukan beberapa perusahaan yaitu melakukan virtual onboarding. Dikutip dari techexactly.com, beberapa perusahaan besar seperti Apple dan Mcdonald's menggunakan cara ini untuk karyawan baru mereka. Namun, seberapa pentingkah virtual onboarding ini?

Secara sederhana, virtual onboarding hampir sama dengan onboarding tradisional, yaitu tahapan memperkenalkan karyawan baru terhadap perusahaan. Tahapan ini meliputi memberi informasi mengenai pekerjaan, visi-misi, nilai-nilai, budaya, dan tujuan bisnis dari perusahaan. Akan tetapi, yang berbeda dari virtual onboarding yaitu pada bentuk aktivitasnya seperti, menggunakan konferensi video, webinar, latihan interaktif online, dan teknologi lainnya.

Berdasarkan laporan Glassdoor yang dikutip dari workbright.com, perusahaan dengan proses onboarding yang baik, terbukti meningkatkan produktivitas karyawan lebih dari 70% dan meningkatkan retensi karyawan baru sebesar 82%. Selain itu, dilansir dari SHRM, 69% karyawan lebih cenderung menetap di perusahaan selama tiga tahun jika mereka mengalami orientasi yang menyenangkan.

Pertanyaannya, bagaimana cara membuat virtual onboarding jadi tetap menyenangkan, efisien, dan memberi kesan baik? Untuk menjawab hal tersebut, ada beberapa cara yang dapat Anda terapkan agar virtual onboarding tetap berjalan sesuai harapan.

Baca Juga: Apa itu LMS dan Manfaatnya Bagi Peningkatan Produktivitas Karyawan

Cara membuat virtual onboarding lebih efektif

1. Tentukan jadwal dan mulai lebih awal

Agar virtual onboarding dapat berjalan dengan baik, Anda bisa menyusun jadwal dan menentukan materi apa yang akan diberikan terlebih dahulu. Selanjutnya Anda dan tim juga bisa memulai lebih awal dengan memberi pengumuman terkait jadwal onboarding karyawan melalui email kepada para karyawan baru. Dikutip dari miro.com, memiliki jadwal yang jelas dapat mengurangi stres dan kecemasan dari karyawan baru. Dengan begitu Anda dapat memberi kesan awal yang bisa membuat karyawan baru merasa tempat mereka kerja nyaman dan memberi keuntungan bagi perusahaan.

2. Berikan penjelasan yang jelas dan terperinci

Hindari memberikan kata sambutan yang terlalu panjang. Anda dan tim bisa langsung menjelaskan hal-hal yang penting dan sesuai dengan inti dari onboarding. Mulai dari memperkenalkan budaya perusahaan, visi-misi, dan seperti apa pekerjaan atau tugas yang akan terlihat pada tiga bulan ke depan.

Selain itu, Anda juga dapat menyusun konsep awal dari onboarding berupa pertanyaan seperti, apa yang ingin diketahui, dilakukan, dan dipelajari oleh karyawan baru dalam 30 hari pertama, 60 hari, maupun 90 hari. Dengan adanya konsep yang matang, karyawan bisa memahami lebih dalam pekerjaan mereka.

3. Jangan lupa perkenalkan nilai dan budaya perusahaan

Memperkenalkan nilai dan budaya perusahaan bukan hanya sekedar memberi informasi kepada karyawan baru. Saat melakukan virtual onboarding, Anda juga harus mencerminkan budaya dari perusahaan itu sendiri Misalnya, ketepatan waktu dan cara berkomunikasi. Hal ini dapat menentukan apakah karyawan akan bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja. Penting bagi karyawan baru untuk memahami tempat kerja mereka.

Jika perusahaan tidak memperlihatkan hal tersebut dengan baik, maka asumsi yang seharusnya bersifat positif malah berubah menjadi keraguan dan memberikan beban bagi karyawan baru. Berdasarkan survei LinkedIn, 70% dari 3000 profesional di AS mengatakan akan meninggalkan perusahaan terkemuka jika memiliki budaya yang buruk. Dengan memberikan perkenalan apa saja nilai dan budaya perusahaan kepada pegawai baru, hal ini bisa memberi keuntungan kepada perusahaan. Para karyawan baru nantinya akan tidak hanya bisa membentuk kemampuan penyesuaian diri yang berguna untuk mereka, tapi juga karyawan dapat beradaptasi dengan baik.

4. Update konten dan gunakan video instruksional pendek

Berbeda dengan onboarding tradisional, pada saat menerapkan virtual onboarding, Anda perlu memperbarui konten yang akan diberikan . Anda dan tim dapat mengubah konten yang ada sebelumnya dengan konten yang easy acces. Adapun konten tersebut dapat berbentuk dokumen PDF, rangkuman materi, video pendek, bahkan berupa panggilan telepon dan video chat.

Dikutip dari Forbes.com, dengan mengalihkan konten onboarding tradisional ke video instruksional pendek, bisa membuat karyawan baru dapat memahami materi sesuai dengan kecepatan mereka masing-masing. Selain itu, berdasarkan data Kaltura Report yang dikutip dari ispringsolutions.com, bahwa 76% karyawan yang bekerja di berbagai jenis perusahaan dan industri percaya bahwa video adalah cara efektif untuk mendapatkan pengetahuan baru.

5. Lakukan dalam beberapa hari 

Menurut Curtis Grajeda dari LevelUP Human Capital Solutions, daripada melakukan onboarding satu hari, pertimbangkan untuk menyebarkan aktivitas dalam waktu yang lebih fleksibel, misalnya selama beberapa hari atau bahkan seminggu. Hal ini akan menciptakan struktur alami untuk karyawan baru saat mereka terbiasa dengan perusahaan Anda. Meregangkan aktivitas onboarding tidak berarti harus lebih intensif satu waktu. Pesan dari pemimpin perusahaan juga dapat direkam sebelumnya dan dijadwalkan penayangannya sepanjang minggu.

Selain itu, dilansir dari hrmorning.com, daripada memberikan semua informasi sekaligus pada saat onboarding, Anda juga dapat mengatur kecepatan pemberian materi dengan menyelipkannya di antara pelatihan kerja. Lebih dari itu, Anda bahkan bisa menawarkan fleksibilitas dan memungkinkan karyawan baru untuk mengerjakan beberapa materi onboarding disesuaikan dengan kecepatan dan pemahaman mereka sendiri.

6. Terapkan Gamifikasi

Karyawan baru biasanya gugup pada hari pertama mereka bekerja. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bersama tim bisa menerapkan gamifikasi pada saat onboarding. Gamifikasi onboarding adalah penambahan elemen game pada konten yang diberikan kepada karyawan baru pada saat onboarding. Misalnya menggunakan tingkatan level dan papan peringkat pada setiap materi yang diberikan.

Baca Juga: Tingkatkan Produktivitas Kerja dengan Gamifikasi (Gamification)

Dilansir dari elearningindustry, gamifikasi dapat membuat proses onboarding lebih menyenangkan, mendorong kebiasaan baik, dan melancarkan integrasi ke dalam tim. Berdasarkan survei internal dari Badgeville yang dikutip dari forbes.com, menunjukkan bahwa perusahaan mengalami peningkatan produktivitas karyawan sebesar 90% sejak menerapkan strategi onboarding yang di-gamifikasi. Hal ini menunjukkan bahwa gamifikasi adalah metode kerja yang tepat untuk diterapkan, agar meningkatkan etos kerja karyawan untuk mengerjakan tanggung jawab dengan lebih produktif.  

7. Minta umpan balik dan masukan setelah onboarding selesai

Sama halnya tempat kerja, virtual onboarding perlu untuk berkembang ke arah yang lebih baik. Oleh karena itu, Anda dan tim membutuhkan umpan balik dan masukan. Cari tahu apa yang karyawan baru pikirkan setelah mereka mengikuti proses onboarding. Selanjutnya berdasarkan masukan yang diterima, Anda dapat merevisi program onboarding menjadi lebih efektif. Misalnya dari materi yang diberikan.

kelebihan-dan kekurangan-virtual-onboarding

Itulah penjelasan mengenai pentingnya virtual onboarding. Onboarding yang efektif dan menyenangkan akan berdampak positif bagi karyawan baru beserta perusahaan. Bagi Anda yang sedang mencari platform untuk membantu mengadakan onboarding atau pelatihan, ruangkerja siap membantu Anda. Karena ruangkerja dapat melaksanakan pelatihan yang ramah untuk multigenerasi, yang mana juga dilengkapi dengan beberapa fitur seperti:

  1. Collaboration, memungkinkan setiap peserta untuk dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya atau dengan ahli melalui forum diskusi. 
  2. Mobile learning, belajar jadi lebih fleksibel. Peserta dapat menyelesaikan pelatihan kapan saja di mana saja tanpa mengganggu jam kerja.
  3. Learning journey, dengan pendekatan belajar yang terstruktur dan sistematis cocok untuk karyawan atau profesional yang sibuk.

Nikmati pelatihan online untuk karyawan dengan berbagai fitur dan kemudahan hanya dalam satu genggaman bersama ruangkerja.

Pelatihan Karyawan ruangkerja

Referensi

Beus, Blake (2016). 3 Onboarding Gamification Elements To Consider For Boosting Engagement During Sales Training. https://elearningindustry.com/3-onboarding-gamification-elements-boosting-engagement-sales-training [Daring] (Diakses, 19 April 2021)

Forbes.com (2020). 16 Ways Employers Can Create An Effective Virtual Onboarding Experience. https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2020/09/04/16-ways-employers-can-create-an-effective-virtual-onboarding-experience/?sh=37bf3d406ad0 [Daring] (Diakses, 18 April 2021)

Hirsch, Arlene S. (2017). Don't Underestimate the Importance of Good Onboarding. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/dont-underestimate-the-importance-of-effective-onboarding.aspx [Daring] (Diakses, 18 April 2021)

Kurter, Heidi. L (2018). How Gamifying Your Onboarding Will Boost Productivity And Employee Retention. https://www.forbes.com/sites/heidilynnekurter/2018/11/05/how-gamifying-your-onboarding-will-boost-productivity-and-employee-retention/?sh=4d2111578878 [Daring] (Diakses, 19 April 2021)

McGovern, Michele (2021). 8 Ways to Build and Improve Virtual Onboarding. https://www.hrmorning.com/articles/virtual-onboarding/ [Daring] (Diakses, 18 April 2021)

Profile

Gulman Azkiya

Content Writer at Ruangguru | Masih dalam tahapan mempelajari SEO dan Digital Marketing

Beri Komentar