Strategi Agar Efisiensi Anggaran dalam Bisnis Tepat Sasaran

Di awal tahun 2025, efisiensi anggaran menjadi topik yang ramai diperbincangkan. Apakah Anda berencana untuk melakukan efisiensi anggaran? Jika iya, Anda perlu mempelajari bagaimana cara agar efisiensi tersebut dilakukan dengan tepat. Simak strateginya di sini.

—

Efisiensi anggaran adalah salah satu kebijakan yang banyak diterapkan perusahaan, baik di sektor swasta maupun pemerintahan. Namun, efisiensi bukan sekadar memangkas biaya. Dalam banyak kasus, langkah ini menjadi bagian dari strategi keuangan agar setiap pengeluaran dapat digunakan dengan maksimal.

Meski begitu, penerapan efisiensi anggaran yang kurang tepat dapat berdampak signifikan pada operasional bisnis. Oleh karena itu, setiap stakeholder perlu merencanakan dan mengeksekusinya dengan baik.

Lalu, bagaimana strategi agar efisiensi anggaran dalam bisnis bisa tepat sasaran? Mari, temukan jawabannya di artikel ini.

Apa yang Dimaksud dengan Efisiensi Anggaran?

Efisiensi menurut KBBI adalah kemampuan menjalankan tugas dengan baik tanpa membuang waktu, tenaga, atau biaya. Dalam konteks bisnis, efisiensi anggaran berarti mengelola pengeluaran secara cermat agar perusahaan tetap kompetitif dan tumbuh secara berkelanjutan.

Seperti yang Anda tahu, pengelolaan anggaran yang efisien menjadi faktor penting bagi pertumbuhan organisasi. Anda perlu merancang strategi dengan tepat, sehingga perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara efektif. Hal ini dapat membuat perusahaan Anda lebih mudah untuk mencapai tujuan tanpa mengorbankan kualitas atau produktivitas.

Selain efisiensi dalam pengelolaan anggaran, perusahaan juga perlu memperhatikan efisiensi kinerja karyawan. Umumnya, organisasi akan mencari cara agar individu dapat bekerja lebih optimal dengan sumber daya yang ada.

Salah satu langkah yang bisa Anda ambil adalah berinvestasi dalam pengembangan karyawan seperti menyediakan employee training. Anda dapat merealisasikan pelatihan ini bersama Ruang Kerja untuk meningkatkan keterampilan tim tanpa harus mengeluarkan anggaran berlebih.

Baca Juga: 7 Model Pembelajaran Untuk Pelatihan Karyawan

Manfaat Efisiensi Anggaran

Berikut beberapa manfaat utama efisiensi anggaran yang dapat dirasakan oleh sebuah bisnis:

1. Menjaga Stabilitas Keuangan

Tak hanya menciptakan stabilitas finansial, perencanaan keuangan yang baik pun akan memperkuat ketahanan bisnis Anda dalam menghadapi perubahan ekonomi. Jika terjadi perubahan yang tak terduga, pastikan Anda memprioritaskan kebutuhan paling krusial dalam bisnis agar operasional tetap berjalan lancar.

2. Menghindari Pengeluaran yang Tidak Perlu

Dengan anggaran yang efisien, setiap pengeluaran dapat dievaluasi berdasarkan urgensi dan manfaatnya. Ini membantu menghindari pemborosan, sehingga dana yang tersedia dapat dialokasikan untuk kebutuhan yang lebih penting.

3. Memastikan Penggunaan Dana Tepat Sasaran

Efisiensi anggaran memastikan bahwa setiap dana dialokasikan sesuai dengan prioritas utama. Artinya, Anda perlu fokus pada aspek yang memberikan dampak nyata terhadap pertumbuhan, contohnya inovasi produk dan pengembangan layanan.

4. Mengoptimalkan Keuntungan dengan Biaya yang Terkendali

Saat anggaran dikelola secara efisien, Anda dapat menekan biaya operasional tanpa harus mengorbankan kualitas produk atau layanan yang ada. Dengan begitu, Anda dapat mempertahankan atau bahkan meningkatkan profitabilitas bisnis.

5. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Ingin bisnis Anda lebih unggul dibanding kompetitor? Maka, pastikan bisnis Anda fleksibel, up to date, dan senantiasa memahami tren dengan baik. Ketiga faktor ini berperan penting dalam menentukan strategi anggaran yang tepat.

Contohnya, ada sebuah perusahaan e-commerce yang mengotomatiskan sistem logistik dengan sebuah software. Hasilnya, mereka dapat menawarkan pengiriman yang lebih cepat dengan harga kompetitif.

Baca Juga: Pentingnya Memahami Manajemen Risiko dalam Bisnis

Strategi Efisiensi Anggaran dalam Bisnis

Menurut Volopay, terdapat 11 hal yang dapat membantu Anda lebih mudah untuk merancang efisiensi anggaran dalam bisnis. Antara lain:

• Gunakan Data Secara Real-time, buat anggaran berdasarkan data keuangan terkini, bukan laporan lama. Ini membantu mengidentifikasi celah dan membuat keputusan lebih akurat.
• Tentukan Tujuan dengan jelas, tetapkan tujuan keuangan yang jelas agar alokasi anggaran lebih efektif. Pastikan setiap pengeluaran sejalan dengan strategi bisnis.
• Susun anggaran yang realistis, sesuaikan anggaran dengan kondisi keuangan dan proyeksi bisnis. Hindari ekspektasi yang terlalu optimistis agar tetap realistis.
• Tinggalkan spreadsheet manual, gunakan software otomatis untuk pengelolaan anggaran. Hal ini dapat mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi pencatatan.
• Perbaiki komunikasi antar tim, pastikan semua tim memahami kebijakan anggaran. Komunikasi yang terbuka akan mencegah miskomunikasi dan penggunaan dana yang tidak sesuai.
• Gunakan rolling budget & forecasting, terapkan anggaran secara fleksibel dan memungkinkan untuk diperbarui secara berkala. Ini bermanfaat agar bisnis lebih mudah menyesuaikan diri dengan perubahan pasar.
• Pantau arus kas dan keuntungan, tinjau arus kas secara rutin untuk memastikan bisnis tetap likuid. Keuntungan yang stabil akan mendukung pertumbuhan dan investasi jangka panjang.
• Pilih metode budgeting yang tepat, pastikan metode penganggaran sesuai dengan model bisnis. Misalnya, zero based budgeting untuk efisiensi atau incremental budgeting untuk stabilitas.
• Lacak dan kelola pengeluaran, gunakan alat pelacakan anggaran untuk memonitor setiap pengeluaran. Anda dapat melakukan evaluasi berkala untuk memastikan efisiensi berjalan sesuai harapan.
• Siapkan rencana anggaran darurat, siapkan budget cadangan untuk menghadapi situasi tak terduga. Ini membantu bisnis tetap berjalan meski dalam kondisi kritis, contohnya tech winter.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan Anda

Bagaimana Cara mengukur Efisiensi Anggaran?

Apakah efisiensi anggaran di perusahaan Anda sudah berhasil? Anda dapat mengukurnya dengan beberapa langkah di bawah ini:

1. Menganalisis Rasio Keuangan

Salah satu cara paling umum dalam mengukur efisiensi anggaran adalah dengan melihat rasio keuangan, seperti rasio biaya terhadap pendapatan. Misalnya, jika sebuah perusahaan mampu menekan biaya operasional tanpa menurunkan kualitas layanan, maka itu adalah contoh efisiensi perusahaan yang berhasil.

2. Membandingkan Anggaran dan Realisasi

Mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan anggaran yang direncanakan dengan realisasi pengeluarannya. Apabila terdapat banyak selisih tanpa disertai alasan yang jelas, kemungkinan ada pemborosan yang perlu segera diperbaiki.

3. Menggunakan Key Performance Indicator (KPI)

KPI dapat digunakan untuk melihat sejauh mana anggaran digunakan secara efektif. Dalam perusahaan, metrik seperti Return on Investment (ROI) atau Cost Efficiency Ratio bisa menjadi indikator apakah pengeluaran yang dilakukan sudah memberikan hasil yang sepadan.

4. Melakukan Audit Keuangan Secara Berkala

Audit keuangan membantu mengidentifikasi pos-pos pengeluaran yang tidak efisien. Lakukan evaluasi ini secara berkala, sehingga perusahaan dapat menemukan cara lebih baik dalam mengalokasikan anggaran.

5. Menganalisis Produktivitas Dibanding Biaya

Salah satu indikator efisiensi anggaran adalah bagaimana biaya yang dikeluarkan berbanding dengan produktivitas yang dihasilkan. Jika biaya terus meningkat tetapi hasil tetap stagnan, maka Anda perlu waspada. Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan, misalnya negosiasi ulang kontrak dengan vendor, atau bahkan redistribusi sumber daya agar lebih optimal.

Baca Juga: Contoh Rencana Anggaran Biaya, Definisi, dan Cara Membuatnya

Studi Kasus Efisiensi Anggaran yang Tepat Sasaran

Tak hanya teori, Ruang Kerja akan memberi gambaran pada Anda, bagaimana contoh efisiensi anggaran yang tepat sasaran. Perhatikan studi kasus di bawah ini:

Studi Kasus: Efisiensi Anggaran dalam Perusahaan F&B

A. Latar Belakang

Sebuah coffee shop bernama Kopi Santai mengalami penurunan keuntungan akibat meningkatnya harga bahan baku, seperti kopi dan susu, serta persaingan ketat dari kedai kopi besar dan franchise. Jika tidak melakukan efisiensi anggaran, bisnis mereka berisiko mengalami kerugian.

B. Langkah Efisiensi yang Dilakukan

• Menyesuaikan Menu dengan Bahan yang Lebih Efisien
  Sang owner mengurangi menu yang kurang laku dan menggantinya dengan varian berbasis bahan baku lokal yang lebih terjangkau tanpa mengorbankan kualitas.
• Optimasi Persediaan Bahan Baku
  Manajemen coffee shop menerapkan sistem stok berbasis data untuk menghindari pemborosan bahan yang cepat kedaluwarsa. Contoh: Menyesuaikan jumlah pembelian biji kopi sesuai tren penjualan bulanan.
• Mengurangi Penggunaan Barang Sekali Pakai
  Coffee shop beralih ke gelas reusable untuk pelanggan yang minum di tempat, serta memberikan diskon bagi pelanggan yang membawa tumbler sendiri. Selain menghemat biaya kemasan, strategi ini juga menarik pelanggan yang peduli lingkungan.
• Meningkatkan Efisiensi Tenaga Kerja
  Menyesuaikan jumlah staf dengan jam sibuk dan jam sepi untuk menghindari kelebihan tenaga kerja saat tidak diperlukan. Selain itu, manajemen coffee shop mengadakan pelatihan barista agar lebih produktif, sehingga layanan lebih cepat tanpa perlu menambah karyawan baru.
• Memanfaatkan Media Sosial untuk Pemasaran
  Mengurangi biaya iklan berbayar dan lebih fokus pada konten organik di Instagram dan TikTok. Contoh: Mengadakan promosi “Happy Hour” melalui Instagram Story untuk meningkatkan kunjungan saat jam sepi.
• Kerja Sama dengan Bisnis Lokal
  Berkolaborasi dengan bakery lokal untuk menyediakan makanan pendamping kopi, sehingga tidak perlu memproduksi sendiri dan menekan biaya operasional.

Melalui strategi di atas, Kopi Santai dapat berpotensi mencapai hal-hal di bawah ini:

• Pengurangan biaya bahan baku sebesar 15% dengan penyesuaian menu.
• Efisiensi operasional yang meningkatkan margin keuntungan hingga 20%.
• Peningkatan kunjungan pelanggan sebesar 30% melalui strategi pemasaran digital dan promosi jam sepi.

—

Demikian pembahasan mengenai efisiensi anggaran. Meskipun kerap dikaitkan dengan efisiensi karyawan, dari sudut pandang bisnis, langkah ini merupakan strategi yang efektif untuk menjaga keberlanjutan usaha.

Namun, setiap bisnis memiliki tantangan dan kebutuhan yang berbeda, sehingga strategi efisiensi harus disesuaikan dengan kondisi masing-masing.

Jika Anda memerlukan pendampingan lebih lanjut dari para trainer Ruang Kerja yang berpengalaman di bidang keuangan, tim kami siap membantu Anda menemukan dan menyesuaikan materi pelatihan sesuai kebutuhan. Mari, hubungi tim Ruang Kerja untuk Konsultasi Gratis, sekarang!

Sumber:

Wainwright, Bronwyn. What is Employee Efficiency? Effectory. 4 Juli 2018 [online] Tersedia di https://www.effectory.com/knowledge/what-is-employee-efficiency/. Diakses pada 24 Maret 2025.

How to improve your business budget efficiently? Volopay. 2 Juni 2025. [online] Tersedia di https://www.volopay.com/expense-management/how-to-improve-your-business-budget/. Diakses pada 24 Maret 2025.