Mengenal Proses Problem Solving di Dunia Kerja

Melatih problem solving atau memecahkan masalah dapat mengasah berbagai macam keterampilan dan meningkatkan profesionalitas seseorang dalam pekerjaan.

—

Dalam dunia kerja, kita kerap kali berhadapan dengan yang namanya masalah. Sayangnya, proses pemecahan masalah di dunia kerja tak jarang menimbulkan konflik antar sesama stakeholder. Namun tak perlu khawatir, Anda dapat mengatasinya dengan pendekatan problem solving.

Metode ini bisa dilakukan agar proses pencarian solusi dapat berjalan dengan lebih mudah dan efisien. Harapannya, melalui pendekatan ini, seorang manajer atau project leader dapat memecahkan masalah untuk klien dan anggota timnya. Selain itu, anggota tim atau individu dapat memecahkan masalah untuk diri mereka atau rekan kerja yang lain.

So, penting bagi setiap karyawan memiliki kemampuan untuk memahami proses pemecahan masalah dan mengembangkan keterampilan pemecahan masalah. Keterampilan tersebut akan membantu Anda dalam proses meniti karier ke jenjang manajerial yang lebih baik.

Mari, kenali maksud dari problem solving dan apa saja langkah yang harus Anda lakukan!

Apa yang Dimaksud Problem Solving?

Pemecahan masalah atau problem solving adalah sebuah soft skill mengenai proses untuk memahami tantangan dalam bekerja untuk menemukan solusi yang efektif.

Tujuan problem solving adalah menemukan solusi yang tepat dari sebuah permasalahan. Namun, ini iergantung pada jenis dan kompleksitas masalahnya, pemecahan masalah tersebut mungkin melibatkan penggunaan kemampuan yang menantang, seperti perhitungan khusus atau menguji keterampilan berpikir kritis seseorang.

Ketika pemimpin berbicara tentang problem solving, mereka biasanya sedang mencoba mengukur kemampuan dan keterampilan tim untuk menghadapi situasi sulit. Skill ini akan berguna ketika Anda harus menghadapi masalah bisnis yang rumit sehingga bisa menemukan solusi yang inovatif.

Perbedaan Problem Solving dan Project Based Learning

Sebuah masalah bisa diselesaikan dengan berbagai cara. Selain problem solving, pendekatan lain yang cukup populer adalah project based learning.

Sebetulnya, problem solving dan project based learning metodenya hampir sama, karena keduanya fokus terhadap identifikasi dan penanganan sebuah masalah atau tantangan. Namun, ada beberapa perbedaan utama antara problem solving dan project based learning, yaitu:

1. Scope (Ruang Lingkup)

Problem solving biasanya lebih works untuk penanganan masalah atau tantangan yang bersifat spesifik sehingga proses pengerjaannya pun cenderung lebih singkat. Sementara itu, project based learning lebih banyak digunakan untuk menangani proyek yang lebih besar dan kompleks. Hal ini membuat PBL membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan dan seringkali melibatkan banyak langkah dan hasil yang beragam.

2. Approach (Pendekatan)

Untuk menemukan solusi, problem solving umumnya menggunakan pendekatan yang lebih terstruktur dan linier. Ini berbeda dengan project based learning yang lebih terbuka dan fleksibel sehingga Anda bisa mengksplorasi lebih banyak kemungkinan.

Agar karyawan memiliki skill yang bagus dalam melakukan pemecahan masalah, maka perusahaan perlu memfasilitasi mereka dengan pelatihan dari seorang expert. Bingung bagaimana cara melatihnya? Tenang, ada ruangkerja yang siap membantu! Coba konsultasi gratis dengan tim ruangkerja, yuk!

3. Collaboration (Kolaborasi)

Problem solving sangat terbuka untuk dilakukan bersama orang lain. Umumnya, proses pemecahan masalah akan melibatkan kelompok kecil dengan pembagian tugas yang jelas.

Untuk project based learning, prosesnya lebih sering melibatkan kolaborasi dan kerja sama tim dalam jumlah yang lebih besar.

Baca Juga: Stress Kerja Menghambat Produktivitas? Begini Cara Mengatasinya

4. Application (Aplikasi)

Pemecahan masalah seringkali difokuskan pada menemukan solusi untuk masalah tertentu, sedangkan PBL lebih fokus pada penerapan pengetahuan dan keterampilan pada situasi dunia nyata.

5. Assesement (Penilaian)

Penilaian dalam problem solving lebih banyak dilihat berdasarkan kualitas solusi dan proses yang digunakan untuk mencapainya. Hal ini berbeda dengan PBL yang sering dinilai berdasarkan produk akhir atau penyampaiannya, serta proses dan keterampilan yang digunakan untuk membuatnya.

Baca Juga: Project Based Learning, Pembelajaran yang Menghasilkan Solusi Terbaik

Contoh Problem Solving di Perusahaan

Contoh, perusahaan XYZ harus mencari tahu apa penyebab penjualan salah satu produk mereka menurun akhir-akhir ini. Akhirnya perusahaan membentuk tim untuk menyelidiki masalah tersebut dan mencari solusinya.

Tim mungkin mulai dengan mengumpulkan data penjualan produk dan membandingkannya dengan periode sebelumnya. Mereka juga mungkin akan mengumpulkan informasi tentang faktor eksternal apa pun yang dapat memengaruhi penjualan, seperti perubahan market atau kompetitor.

Selanjutnya, tim akan melakukan brainstorming penyebab potensial dari turunnya hasil penjualan. Faktor ini bisa mencakup masalah dengan produk itu sendiri, seperti kualitas, harga, atau strategi penjualannya.

Setelah tim mengidentifikasi penyebab potensial, mereka dapat mulai mencari solusi yang pas. Ini mungkin dapat membuat perubahan pada produk, menyesuaikan strategi pemasaran, atau menemukan cara baru untuk proses selling.

Terakhir, tim dapat mengimplementasikan solusi pilihan mereka dan memantau hasilnya untuk melihat apakah solusi tersebut berdampak positif pada penjualan atau tidak. Dalam hal ini, jika solusi yang dipilih tidak berhasil, mereka bisa kembali ke drawing board untuk mencoba pendekatan yang berbeda.

Proses di atas hanyalah salah satu contoh bagaimana sebuah perusahaan menerapkan problem solving. Namun, tentunya setiap proses akan berbeda karena harus menyesuaikan dengan bobot masalah, sumber daya, dan juga goals perusahaan.

Mengapa Problem Solving Penting Bagi Perusahaan?

Memiliki pemimpin dan karyawan dengan skill yang baik dalam menyelesaikan masalah adalah sebuah anugerah. Pasalnya, tak hanya mengatasi permasalahan yang ada, problem solving pun efektif untuk mengasah kemampuan berpikir kritis (critical thinking) seseorang.

Dengan begitu, keputusan yang diambil dapat lebih inovatif dan membuat produktivitas semakin meningkat. Proses pemecahan masalah memainkan peran kunci dalam kehidupan berorganisasi di perusahaan.

Jika kompetensi karyawan berkembang, tentunya hal ini akan memberikan dampak positif pada orang lain atau bahkan memberikan profit pada perusahaan.

Tidak hanya itu, dengan memiliki kualitas kerja yang baik, kepercayaan dan citra klien atau mitra lain pun akan semakin meningkat. Dengan demikian, bagus bagi seseorang untuk meangkselerasi  kemampuan ini.

6 Langkah Proses Problem Solving

Menyelesaikan masalah dan mencari solusi adalah proses dari problem solving. Skill tersebut sangat berharga bagi setiap orang karena membutuhkan pemikiran dan konsentrasi yang baik.

Anda bisa menggunakan langkah pemecahan masalah (problem solving) yang dijabarkan sebagai berikut:

1. Mendefinisikan masalah (Define the problem)

Mulai dari menganalisis masalah memerlukan ketelitian dan kecermatan. Masalah yang terlihat sederhana, jika dianalisis secara mendalam, maka Anda bisa saja melihatnya menjadi masalah yang kompleks.

Coba untuk lakukan identifikasi masalah yang sedang dihadapi dalam keseharian, tahap ini dilakukan untuk memahami bagaimana cara untuk menyelesaikannya. Dalam proses pemecahan masalah perlu adanya akurasi. Untuk mendapatkan hal tersebut ada beberapa hal yang perlu diperhatikan di antaranya:

• Bedakan opini dan fakta
• Tentukan proses penyebab masalah itu ada
• Menganalisis kebijakan dan prosedur perusahaan
• Diskusikan dengan anggota tim yang terlibat untuk mengumpulkan lebih banyak informasi
• Definisikan masalah dalam istilah tertentu
• Kumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah

2. Mencari alternatif solusi atau pemecahan masalah (Brainstorming)

Salah satu cara memecahkan suatu masalah adalah dengan melakukan brainstorming. Cobalah untuk pertimbangkan setiap aspek yang dapat memperlambat proses penyelesaian masalah yang ada. Pastikan ide yang dihasilkan konsisten dengan tujuan dan sasaran yang relevan.

Tak lupa periksa bahwa setiap orang berpartisipasi dalam proses pembuatan ide yang menghasilkan berbagai perspektif solusi. Bedakan antara alternatif jangka pendek dan jangka panjang. Tuliskan semua solusi yang diusulkan.

3. Mengevaluasi solusi

Setelah memiliki daftar alternatif, kini mengevaluasinya. Pertimbangkan konsekuensi positif dan negatif dari setiap alternatif yang ditentukan pada langkah sebelumnya. Menganalisis dan membandingkan semua alternatif dalam hal sumberdaya yang diperlukan untuk pelaksanaannya, termasuk waktu, data, personel, dan anggaran.

4. Memilih solusi atau pemecahan masalah

Dalam mencari solusi perlu dipertimbangkan dengan matang beberapa topik, misalnya apakah solusi yang dipiliha akan memecahkan masalah dengan lancar tanpa menciptakan masalah baru? Apakah solusi dapat diterima oleh semua orang yang terlibat? Apakah solusi praktis untuk dilakukan? Apakah solusi sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku?

5. Mengimplementasikan pilihan solusi

Dalam mengimplementasikan pemecahan masalah ada beberapa alur yang sebaiknya dilakukan dalam tahapan implementasi, antara lain:

• Membangun rencana aksi (action plan) terhadap solusi yang terpilih
• Buat objektif dan pisahkan dalam beberapa penilaian yang terukur untuk mencapai target
• Buat jadwal atau timeline dalam menjalankan pemecahan solusi agar dapat terukur
• Komunikasikan hal-hal di atas kepada tim agar pelaksanaan berjalan lancar
• Terbuka terhadap masukan selama proses implementasi berlangsung

6. Monitoring perkembangan dan buat penyesuaian

Setelah menjalakan pemecahan masalah, jangan lupa untuk melakukan monitoring dan melihat perkembangan dari keputusan yang telah diambil. Dapatkan feedback atau umpan balik untuk terus memperbaiki masalah yang bisa saja muncul setelahnya.

Skill dalam Proses Problem Solving

Melatih kemampuan dalam memecahkan masalah adalah bagian penting untuk pengembangkan kapasitas. Akan ada banyak keterampilan yang terasah seiring proses pelatihan problem solving. Apa saja? Berikut beberapa keterampilan yang akan terasah ketika mengikuti pelatihan problem solving:

1. Kemampuan Mendengar (Listening)

Mendengarkan secara aktif membantu Anda mengumpulkan informasi berharga untuk pemecahan masalah. Pemecah masalah yang baik dapat mengidentifikasi semua orang yang terlibat, mendorong mereka untuk terlibat dan secara aktif mendengarkan pendapat yang berbeda untuk memahami masalah, akar masalahnya, dan solusi yang dapat diterapkan.

2. Pemikiran Kritis (Critical thinking)

Pemikiran analitis membantu untuk memahami masalah dan penyebabnya. Kemampuan membangun sebab dan akibat sangat penting dan berkaitan dalam mengantisipasi efek jangka panjang dari suatu tindakan. Kemampuan analisis ini memberikan efektivitas solusi.

3. Berpikir Kreatif (Creative Thinking)

Pemecahan masalah mengharuskan seseorang untuk menciptakan keseimbangan antara logika dan kreativitas. Kreativitas dapat menuntun untuk menemukan penyebab masalah. Hal ini juga membutuhkan kreativitas untuk mengembangkan solusi inovatif. Orang-orang kreatif membawa perspektif unik dan memberikan arah baru bagi perusahaan.

4. Komunikasi (communication)

Dalam proses pemecahan masalah, penyampaian pendapat atau pemaparan sebuah masalah atau solusi pasti memerlukan kemampuan komunikasi yang baik. Komunikasi efektif yang dimaksud bisa dalam bentuk lisan maupun tertulis.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi atau Communication Skill Bagi Pemimpin

5. Kerjasama Tim (Teamwork)

Dalam proses pemecahan masalah pastinya melibatkan kerja tim. Ada proses diskusi atau bertukar pikiran untuk mengumpulkan berbagai pendapat dan pandangan seseorang terhadap sebuah masalah. Selanjutnya tim akan menentukan solusi terbaik dari proses kerjasama tersebut.

6. Pengambilan keputusan (Decision Making)

Seseorang harus dapat memutuskan metode apa yang harus digunakan untuk mengidentifikasi masalah, solusi mana yang harus diambil dan bagaimana mengimplementasikan solusi tersebut. Hampir setiap tahap pemecahan masalah mengharuskan seseorang membuat keputusan.

Selain itu, kemampuan memecahkan masalah menjadi cerminan profesionalitas seseorang. Dalam jangka panjang, perusahaan yang menggunakan pelatihan pemecahan masalah akan memungkinkan karyawan mereka untuk secara efisien dan produktif mengelola setiap interaksi internal atau eksternal dengan profesionalisme yang hanya akan menguntungkan bisnis secara keseluruhan.

Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya pengembangan keterampilan proses pemecahan masalah di perusahaan Anda. Karena RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi.
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi.

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Sumber: 

Harrison-Mirauer, Victoria. 2020. Agile Thinking and Creative Problem-solving in Times of Disruption [online]. Link:  https://trainingindustry.com/articles/strategy-alignment-and-planning/agile-thinking-and-creative-problem-solving-in-times-of-disruption/ (Accessed: 1 April 2022)

Stinnett, William. 2012. How to Solve the Wrong Problem: A Step-By-Step Guide for Leaders [online]. Link: https://trainingindustry.com/articles/leadership/how-to-solve-the-wrong-problem-a-step-by-step-guide-for-leaders/ (Accessed: 1 April 2022)

ASQ. 2020. WHAT IS PROBLEM SOLVING? [online]. Link: https://asq.org/quality-resources/problem-solving (Accessed: 1 April 2022)

Knowledge City. 2020. 5 Steps to Make your Problem-Solving Process Easier [online]. LInk: https://www.knowledgecity.com/blog/5-steps-to-make-your-problem-solving-process-easier/ (Accessed: 1 April 2022)

Editorial Team. 2021. Effective Problem-Solving Steps in the Workplace [online]. Link: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/effective-problem-solving-steps (Accessed: 1 April 2022)

Leanscape. 2021. Problem Solving is a Must Have In The Workplace, Here is Why [online]. Link: https://leanscape.io/team-work-solve-business-problem-solving/ (Accessed: 1 April 2022).

Artikel ini telah diperbarui pada tanggal 16 Desember 2022 oleh Intan Aulia Husnunnisa.