Memahami Knowledge Management dan Manfaat Bagi Peningkatan Kinerja Perusahaan

Knowledge management merupakan bagian penting dari strategi organisasi yang mampu mempererat perkembangan bisnis baik dari dalam maupun luar perusahaan.

—

Memiliki perusahaan atau bisnis bukan perkara mudah, seorang pemimpin tentunya perlu mengetahui strategi untuk mengembangkan perusahaannya. Peran pemimpin atau manajer dalam perusahaan sangat vital, mengingat proses pengambilan keputusan mampu berpengaruh terhadap perkembangan bisnis. 

Sejak Revolusi Industri, peran pemimpin turut berkontribusi pada kesuksesan bisnis. Hal tersebut diterapkan dalam teori manajemen dan menjadi bagian standar dari praktik bisnis. Sementara teori-teori manajemen pengetahuan (knowledge management) lama masih relevan beriringan dengan teori-teori baru yang berkembang mengikuti tren bisnis saat ini.

Apa itu knowledge management? 

Sumber foto: Pexels/ Mikael Blomkvist 

Knowledge management adalah suatu pendekatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menggunakan pengetahuan guna membangun kekuatan dari kompetitornya. Tujuan dari penerapan knowledge management adalah untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dan mengembangkan pengetahuan yang telah dimiliki perusahaan tersebut.

Bicara soal manajemen pengetahuan terdapat banyak teori, meski begitu semua teori menitikberatkan pada upaya seorang pemimpin untuk menangani proses, sumber daya manusia, informasi, dan tugas lain yang diperlukan. Seorang pemimpin mungkin perlu memotivasi karyawan atau menentukan cara terbaik untuk meningkatkan proses operasional. Teori manajemen menyediakan kerangka kerja untuk membuat organisasi berjalan sesuai tujuannya. 

Baca Juga: Apa itu LMS dan Manfaatnya Bagi Peningkatan Produktivitas Karyawan

Teori Knowledge management

Konsep knowledge management dikenalkan oleh Nonaka, Takeuchi, Davenport, dan Nonaka. Konsep tersebut berkembang pada tahun 1990-an yang menekankan pada pengembangan gagasan terkait disiplin ilmu. Konsep knowledge management ini memfokuskan pada model perubahan jenis pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit knowledge ataupun sebaliknya. Hal tersebut dilakukan sebagai dasar dari pembelajaran dan inovasi. 

Tacit knowledge adalah pengetahuan dalam otak atau pikiran seseorang sesuai dengan pemahaman dan pengalamannya. Biasanya pengetahuan ini tidak terstruktur, susah untuk didefinisikan dan diberitahukan dengan bahasa formal kepada orang lain dan isinya mencakup pemahaman pribadi.

Sementara explicit knowledge adalah pengetahuan yang secara mudah dapat diartikulasi, dikode-kan, diakses dan diverbalkan. Pengetahuan ini bersifat tersirat atau telah terdokumentasi.

Menurut Nonaka dan Takeuchi, knowledge management merupakan proses penciptaan pengetahuan suatu perusahaan terjadi melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, dan kombinasi. 

Proses sosialisasi yang dimaksud, yakni perusahaan mengumpulkan karyawan melalui pertemuan, misalnya rapat, diskusi, dan lain-lain. Pada proses tersebut akan memunculkan pengetahuan bersifat tacit knowledge. 

Dalam knowledge management, proses eksternalisasi berkontribusi pada proses mengartikulasikan tacit knowledge sebelumnya menjadi konsep yang jelas. Proses ini mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge.  Misalnya ada dokumentasi dan notulensi dalam pertemuan sehingga ada bukti tertulis. 

Untuk proses internalisasi adalah mengumpulkan sumber-sumber explicit knowledge kemudian disebarkan dan dipublikasikan ke karyawan. Dalam hal ini perusahaan juga bisa menggunakan sarana training atau pelatihan. 

Sementara kombinasi adalah proses konversi dengan menggabungkan tacit knowledge dan explicit knowledge sehingga membentuk database perusahaan. 

Manfaat menerapkan knowledge management di perusahaan

Penerapan knowledge management dalam perusahaan biasanya berkaitan dengan pelaporan kegiatan, penelitian, ataupun laporan keuangan. Seluruh data yang dimiliki perusahaan kemudian dikemas dengan bahasa yang mudah dipahami dan dipublikasikan untuk internal maupun khalayak luas. 

Manfaat yang diperoleh perusahaan dalam menerapkan knowledge management di antaranya: 

1. Mampu mempererat hubungan profesional manajemen pengetahuan dengan rencana strategis perusahaan. 

Dengan penerapan knowledge management yang baik, tentunya kolaborasi terwujud untuk mewujudkan tujuan perusahaan. 

2. Hubungan antarkaryawan terjalin dengan baik, maka lingkungan tempat kerja akan terasa nyaman dan menyenangkan. 

Semakin meningkatnya kenyamanan dalam bekerja, berimbas pada kebahagian karyawan. Apalagi ada pengembangan kapasitas dan penambahan ilmu pengetahuan melalui pelatihan.

3. Penerapan tugas dan pembagian kerja menjadi lebih efektif dan cepat. 

Dengan penerapan knowledge management, tentunya sistem pembagian kerja berjalan dengan lebih tertata. Setiap karyawan memiliki peran untuk menemukan, menyusun, dan menyajikan peluang pembelajaran bagi perusahaan melalui berbagai alat-alat sebagai media pembelajaran. 

4. Adanya proses pembelajaran berkelanjutan dan penuh inovasi. 

Perusahaan yang menerapkan knowledge management sama halnya selalu tanggap dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan begitu, perusahaan akan mudah beradaptasi dengan perkembangan kondisi yang begitu pesat. Mereka akan berusaha mengembangkan inovasi-inovasi baru dalam perusahaan. 

Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya pengembangan knowledge management di perusahaan Anda. Karena RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.

2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi. 

3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi. 

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Sumber:

Fournet, Bill. 2021. 3 Steps to Level up Your Organization’s Knowledge Management in 2021 [online]. Link: https://trainingindustry.com/articles/strategy-alignment-and-planning/3-steps-to-level-up-your-organizations-knowledge-management-in-2021/ (Accessed: 17 September 2021).

Andhara, Andre. 2018. Apakah Tacit dan Explicit Knowledge itu? [online]. Link: http://www.andhara.com/index.php/8-blog-artikel/46-apakah-tacit-dan-explicit-knowledge-itu   (Accessed: 17 September 2021). 

Wright, Tim. 2020. 3 Ways Learning and Development Can Affect Change Management [online]. Link: https://trainingindustry.com/articles/strategy-alignment-and-planning/3-ways-learning-and-development-can-affect-change-management/ (Accessed: 17 September 2021). 

Hashaw. 2019. Management Theories & Concepts at the Workplace [online]. Link: https://smallbusiness.chron.com/management-theories-concepts-workplace-17693.html (Accessed: 17 September 2021). 

Kumar, Prem. 2008. Knowledge Management Basics for Emerging Economies [online]. Link: https://www.researchgate.net/figure/Nonaka-Takeuchi-KM-model-SOURCE-Nonaka-I-Takeuchi-H-The-knowledge-creating_fig1_256298137 (Accessed: 17 September 2021).