Stock Opname: Pengertian, Jenis, Tujuan, dan Langkahnya

Jika Anda memiliki bisnis yang bergerak di bidang ritel, maka Anda atau tim wajib melakukan stock opname. Bagaimana caranya? Di sini, Ruang Kerja telah merangkum panduannya untuk Anda.

—

Mengelola persediaan barang adalah bagian yang tidak dapat diabaikan dalam operasional bisnis. Salah satu cara untuk memastikan ketersediaan dan keakuratan data barang adalah dengan melakukan stock opname.

Proses ini penting bagi berbagai jenis bisnis, baik skala kecil maupun besar, karena dapat memberikan gambaran nyata mengenai kondisi persediaan yang dimiliki. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan penjelasan mendetail tentang stock opname, jenis bisnis yang memerlukannya, hingga langkah-langkah yang perlu dilakukan agar proses ini berjalan efektif.

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah proses penghitungan fisik barang yang tersedia dalam persediaan suatu bisnis untuk dicocokkan dengan data administrasi yang telah tercatat. Tujuannya adalah memastikan bahwa jumlah barang yang ada secara fisik sesuai dengan catatan sistem.

Jenis Bisnis dan Persediaan yang Membutuhkan Stock Opname

Proses stock opname dibutuhkan oleh berbagai jenis bisnis yang memiliki persediaan barang. Misalnya:

1. Bisnis Retail

Toko pakaian, minimarket, dan supermarket adalah contoh bisnis yang memerlukan stock opname. Dengan berbagai jenis barang yang masuk dan keluar setiap hari, penghitungan stok yang rutin dapat membantu mencegah kekurangan stok atau kelebihan barang yang tidak terjual.

2. Bisnis Manufaktur

Dalam bisnis ini, persediaan meliputi bahan baku, barang setengah jadi, dan produk jadi. Stock opname membantu memastikan bahwa setiap tahap produksi memiliki stok yang memadai untuk menjaga kelancaran operasional.

3. E-commerce dan Distribusi

Platform e-commerce dan bisnis distribusi perlu menjaga keakuratan data stok yang terhubung langsung dengan sistem pemesanan pelanggan. Stock opname memastikan data yang ditampilkan kepada pelanggan adalah data yang sebenarnya.

Baca Juga: Mengenal Business Model Manufaktur Beserta Jenis & Contohnya

Tujuan Stock Opname dalam Bisnis

1. Mendeteksi Selisih Stok

Salah satu tujuan utama stock opname adalah mendeteksi perbedaan antara jumlah fisik barang dan catatan administrasi. Selisih ini dapat terjadi akibat kesalahan pencatatan, kerusakan barang, atau bahkan kehilangan barang. Dengan mendeteksi selisih lebih awal, perusahaan dapat segera mengevaluasi sistem pencatatan atau meningkatkan pengawasan persediaan.

2. Mencegah Kecurangan

Tidak jarang terjadi kasus pencurian barang oleh pihak internal yang mengelola persediaan. Stock opname yang dilakukan secara berkala akan membantu mendeteksi ketidaksesuaian data yang bisa menjadi indikasi kecurangan.

3. Evaluasi Manajemen Persediaan

Stock opname memberikan gambaran yang lebih jelas tentang efektivitas pengelolaan persediaan. Jika terdapat barang yang jarang terjual atau terlalu banyak, perusahaan dapat segera melakukan penyesuaian strategi pembelian untuk menghindari pemborosan.

4. Menjamin Akurasi Laporan Keuangan

Persediaan adalah salah satu komponen penting dalam laporan keuangan. Dengan melakukan stock opname, data yang digunakan dalam laporan keuangan akan lebih akurat, sehingga mencerminkan kondisi keuangan bisnis yang sebenarnya.

Manfaat Melakukan Stock Opname

1. Menghindari Kerugian Akibat Barang Hilang atau Kedaluwarsa

Stock opname membantu bisnis mendeteksi barang yang hilang atau sudah melewati masa kedaluwarsanya. Ketika persediaan tidak diperiksa secara rutin, risiko kerugian meningkat karena barang yang rusak atau kedaluwarsa tetap tersimpan di gudang tanpa diketahui.

Dengan penghitungan fisik yang rutin, bisnis dapat memisahkan barang-barang yang tidak layak jual dan mengambil tindakan preventif, seperti penjualan dengan harga diskon atau pembuangan sesuai aturan.

2. Meningkatkan Efisiensi dalam Pengelolaan Gudang

Melalui stock opname, bisnis memiliki kesempatan untuk merapikan gudang, memastikan barang disusun sesuai kategori, dan memantau barang yang sering mengalami pergerakan. Langkah ini tidak hanya mempercepat proses pengambilan barang tetapi juga mengurangi waktu yang terbuang akibat ketidakteraturan stok.

3. Memudahkan Audit Keuangan dan Inventaris

Persediaan barang merupakan salah satu komponen penting dalam laporan keuangan. Data yang akurat akan memudahkan proses audit, baik internal maupun eksternal. Dengan melakukan stock opname secara berkala, perusahaan memiliki bukti fisik yang mendukung catatan keuangan mereka. Ini juga memperkuat kredibilitas perusahaan saat berhadapan dengan auditor atau investor.

4. Membantu Perencanaan Restock Barang

Stock opname memberikan gambaran yang jelas tentang barang mana yang memiliki tingkat perputaran tinggi dan mana yang jarang terjual. Informasi ini sangat penting untuk merencanakan restock barang secara lebih efisien.

Dengan data yang akurat, bisnis dapat menghindari overstocking yang berisiko menyebabkan kerugian dan memastikan ketersediaan barang yang sesuai dengan kebutuhan pasar.

Baca Juga: Cara Membuat SOP Perusahaan untuk Menghasilkan Alur Kerja yang Efektif

Kapan Sebaiknya Stock Opname Dilakukan?

Waktu yang tepat untuk melakukan stock opname bergantung pada kebutuhan bisnis. Umumnya, perusahaan melakukan stock opname pada akhir tahun sebagai bagian dari persiapan laporan keuangan. Namun, bisnis dengan tingkat transaksi yang tinggi disarankan melakukan stock opname bulanan atau bahkan mingguan untuk menjaga kontrol yang lebih ketat.

Baca Juga: Key Performance Indicator: Definisi, Jenis, dan Contohnya

Dokumen yang Dibutuhkan untuk Stock Opname

• Daftar Persediaan Barang, dokumen ini berisi informasi lengkap tentang jenis barang yang dimiliki beserta jumlahnya.
• Laporan Transaksi Stok, berfungsi untuk mencatat barang yang masuk dan keluar dari persediaan.
• Dokumen Retur, dokumen ini mencatat barang yang dikembalikan oleh pelanggan atau dikirim kembali ke pemasok.

Langkah-Langkah Melakukan Stock Opname

1. Persiapan: Atur Tempat dan Jadwal Stock Opname

Langkah awal yang sangat penting adalah memastikan tempat stock opname dalam kondisi yang siap. Pastikan area gudang atau tempat penyimpanan tertata rapi sehingga memudahkan proses penghitungan barang. Tentukan jadwal stock opname yang tidak mengganggu operasional bisnis, misalnya saat volume transaksi menurun.

Selain itu, persiapkan alat bantu seperti formulir pencatatan, barcode scanner, dan perangkat lainnya untuk mempercepat proses inventaris.

2. Pencatatan Fisik: Hitung Barang Secara Manual atau Menggunakan Alat Otomatis

Tahap selanjutnya adalah melakukan pencatatan fisik barang. Penghitungan ini dapat dilakukan secara manual dengan mencatat jumlah setiap item di formulir atau menggunakan alat otomatis seperti barcode scanner untuk efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi. Pastikan semua barang yang ada di gudang dihitung tanpa terkecuali, termasuk barang yang berada dalam proses retur atau sudah dipesan tetapi belum dikirim.

3. Verifikasi Data: Bandingkan Stok Fisik dengan Catatan Sistem

Setelah semua barang dihitung, langkah berikutnya adalah membandingkan hasil penghitungan fisik dengan catatan sistem inventaris. Perbedaan data antara stok fisik dan catatan sistem sering kali terjadi akibat kesalahan pencatatan, pengambilan barang yang tidak tercatat, atau kerusakan barang yang tidak dilaporkan. Verifikasi ini penting untuk mengetahui sejauh mana keakuratan sistem inventaris yang digunakan.

4. Penyelesaian Selisih: Identifikasi dan Cari Penyebab Selisih

Jika ditemukan selisih antara stok fisik dan catatan sistem, langkah berikutnya adalah mencari penyebabnya. Beberapa penyebab umum termasuk kesalahan pencatatan, barang yang hilang, atau kerusakan yang tidak terdata. Setelah penyebabnya diketahui, lakukan penyesuaian pada catatan sistem inventaris. Selain itu, evaluasi proses pengelolaan gudang untuk mencegah terjadinya kesalahan yang sama di masa mendatang.

5. Laporan Stock Opname: Buat Laporan Hasil Stock Opname

Tahap terakhir adalah menyusun laporan hasil stock opname. Laporan ini harus mencantumkan jumlah barang yang tersedia, selisih yang ditemukan, serta langkah-langkah perbaikan yang telah dilakukan. Laporan ini menjadi dokumen penting yang dapat digunakan dalam proses audit, perencanaan bisnis, serta evaluasi efektivitas pengelolaan persediaan di masa mendatang.

Baca Juga: Mengenal Strategi Pengembangan Produk yang Efektif

Tips Agar Stock Opname Berjalan Efektif

1. Lakukan Stock Opname Secara Berkala

Salah satu kunci efektivitas stock opname adalah menjadikannya aktivitas rutin yang dilakukan secara berkala. Dengan melakukan stock opname secara terjadwal, misalnya setiap bulan, kuartal, atau semester, Anda dapat lebih cepat mendeteksi selisih stok, mencegah penumpukan barang yang tidak terjual, dan memastikan akurasi data inventaris. Kebiasaan ini juga membantu menjaga efisiensi operasional bisnis dan mencegah terjadinya kerugian akibat kesalahan stok.

2. Gunakan Software Manajemen Inventori untuk Memudahkan Pencatatan

Mengelola inventaris secara manual memiliki risiko kesalahan yang tinggi dan memakan waktu. Oleh karena itu, menggunakan software manajemen inventori dapat menjadi solusi yang efektif. Dengan bantuan teknologi ini, Anda bisa mencatat stok barang secara otomatis, mengintegrasikan data dengan sistem penjualan, dan mendapatkan laporan inventaris yang lebih akurat. Selain memudahkan proses stock opname, penggunaan software juga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat berdasarkan data yang terpercaya.

3. Latih Tim agar Memahami Prosedur Stock Opname

Pastikan tim yang terlibat dalam stock opname memahami prosedur yang harus dilakukan, mulai dari proses penghitungan barang hingga pencatatan dan verifikasi data. Berikan pelatihan secara berkala agar mereka familiar dengan sistem pencatatan yang digunakan serta mampu menangani situasi jika terjadi selisih stok. Tim yang terlatih dengan baik akan membantu proses stock opname berjalan lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan.

4. Pastikan Area Gudang dalam Kondisi Terorganisir

Gudang yang tertata rapi mempermudah proses penghitungan barang dan mengurangi kemungkinan kesalahan selama stock opname. Pastikan barang disusun sesuai kategori atau kode produk serta memiliki label yang jelas. Selain itu, pastikan area gudang bebas dari barang rusak yang tidak terdata. Dengan gudang yang terorganisir, proses stock opname dapat dilakukan dengan lebih efisien dan akurat, tanpa membuang banyak waktu hanya untuk mencari barang.

—

Stock opname bukan sekadar rutinitas menghitung barang, tetapi merupakan bagian penting dalam pengelolaan bisnis yang sehat. Dengan proses yang tepat, Anda dapat memastikan akurasi persediaan, mencegah kerugian, serta membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Yuk, latih tim Anda agar dapat melakukan stock opname yang baik dan benar. Pelatihan ini dapat Anda selenggarakan bersama tim Ruang Kerja. Para expert di Ruang Kerja siap menelisik permasalahan di bisnis Anda, dan bantu untuk menyelesaikannya. Mari, jadwalkan Konsultasi Gratis sekarang!