Rencana Kerja Perusahaan: Definisi, Tujuan dan Contohnya

Perencanaan kerja yang baik merupakan salah satu faktor yang mendorong tim bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

—

Bila ingin mendapat hasil yang maksimal, sebuah pekerjaan perlu dipandu dengan work plan. Perencanaan kerja berfungsi untuk memberi gambaran dan output yang diharapkan.

Di sisi lain, melalui work plan, setiap individu maupun tim bisa terhindar dari kebingungan dan juga miscommunication, sehingga produktivitas pun akan semakin meningkat. Mari simak lebih lanjut pembahasan mengenai rencana kerja di artikel ini.

Apa yang Dimaksud dengan Rencana Kerja?

Rencana kerja adalah sebuah dokumen tertulis atau road map berisi rincian langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hal ini, rencana kerja atau work plan merupakan referensi visual yang menjadi gambaran dan panduan sebuah tim untuk memulai sebuah pekerjaan.

Salah satu jenis work plan yang biasa ditemukan adalah rencana kerja tahunan. Tapi, tak jarang perusahaan membuat rencana kerja per 6 bulan, bahkan per quarter. Nantinya, setiap rencana kerja yang dibuat perlu disepakati oleh para manajer dan pemangku kepentingan utama lainnya. Langkah ini bertujuan agar sebuah proyek atau pekerjaan tertentu bisa didukung secara penuh dalam berbagai aspek, terutama finansial.

Bagaimana Cara Membuat Rencana Kerja?

Cara membuat rencana kerja yang baik dimulai dengan menetapkan tujuan dan sasaran, tanggung jawab atau tugas, deliverable, sumber daya, budget, dan juga timeline atau jadwal. Simak penjelasannya berikut ini:

1. Identifikasi Tujuan dan Sasaran

Langkah pertama dan paling utama dalam work plan adalah mengidentifikasi tujuan dan sasaran, atau bisa juga disebut dengan objectives and goals. Tujuan adalah hasil akhir yang ingin dicapai. Dalam hal ini, tujuan biasanya bersifat umum, dan bisa dibuat untuk jangka waktu pendek, menengah, dan jangka panjang. Misalnya, tujuan bisa berupa meningkatkan kepuasan pelanggan atau meningkatkan efisiensi operasional.

Kemudian, sasaran adalah langkah-langkah spesifik dan terukur yang diambil untuk mencapai tujuan tadi. Metode yang bisa Anda gunakan untuk menentukan goals adalah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Contoh, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, sebuah tim harus mengurangi waktu respon sebesar 20% dalam 6 bulan.

2. Bagi Tanggung Jawab dan Tugas Setiap Tim atau Individu

Langkah ini merujuk pada penugasan spesifik dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran sebelumnya. Setiap tugas harus memiliki penanggung jawab yang jelas, yaitu orang atau tim yang mengemban tugas untuk menyelesaikannya. Misalnya, untuk tugas “Mengembangkan modul pelatihan untuk karyawan baru,” penanggung jawabnya adalah departemen HR.

Baca Juga: Cara Membangun Solidaritas Sebuah Tim dalam Perusahaan

3. Pikirkan Bentuk Deliverable (Hasil)

Deliverable adalah produk atau hasil konkret dari sebuah pekerjaan. Produk ini bisa berbentuk laporan, dokumen, software, atau format lainnya yang wajib diserahkan pada jadwal yang sudah disepakati. Deliverable harus jelas dan dapat diukur sehingga mudah dievaluasi apakah telah sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

4. Pikirkan Sumber Daya yang Mendukung

Sumber daya mencakup segala sesuatu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, termasuk sumber daya manusia (tenaga kerja), material (bahan baku), peralatan, teknologi, dan informasi. Langkah ini berfungsi untuk memastikan tersedianya semua sumber daya yang mendukung eksekusi pekerjaan.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Karyawan

5. Hitung Budget yang Sesuai

Salah satu poin paling penting dalam mengatur work plan adalah penghitungan budget atau anggaran. Budget adalah perkiraan biaya yang diperlukan agar sebuah pekerjaan bisa berjalan dan sesuai dengan rencana.

Budget biasanya digunakan untuk sumber daya tenaga kerja, peralatan, dan lain-lain. Budget harus dirinci untuk memastikan bahwa dana yang tersedia cukup dan tidak ada pembengkakan biaya lain. Anda bisa mencoba membuatnya dalam bentuk Rencana Anggaran Biaya atau RAB.

6. Tetapkan Timeline / Milestone

Timeline atau jadwal merupakan kerangka waktu yang menunjukkan kapan tugas dan kegiatan harus diselesaikan. Cakupannya berupa tanggal mulai dan selesai dari setiap tugas. Timeline dapat membantu Anda dalam memantau kemajuan dan memastikan bahwa setiap pekerjaan tetap pada jalur yang benar.

Baca Juga: Cara Membuat SOP Perusahaan untuk Menghasilkan Alur Kerja yang Efektif

7. Cantumkan Risiko, Kendala, dan Plan B

Risiko perlu diidentifikasi agar tim dapat memahami potensi masalah yang mungkin timbul dan merancang strategi mitigasi untuk mengurangi dampak negatifnya. Misalnya, jika ada risiko keterlambatan pengiriman bahan baku, tim dapat mencari pemasok alternatif atau menyusun jadwal yang lebih fleksibel.

Kemudian, kendala adalah batasan yang dapat mempengaruhi pekerjaan, misalnya anggaran yang pas-pasan. Dengan mengetahui kendala ini, tim dapat merencanakan langkah-langkah yang realistis dan efisien untuk mencapai tujuan tugas dengan memaksimalkan kondisi yang ada.

Asumsi ialah hal-hal yang dianggap benar dan menjadi dasar perencanaan tugas. Mendokumentasikan asumsi membantu memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama dan siap melakukan penyesuaian jika asumsi tersebut terbukti salah.

Terakhir, plan B atau rencana cadangan adalah alternatif yang disiapkan jika rencana awal gagal. Memiliki Plan B penting untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan meskipun terjadi masalah tak terduga. Cara ini akan menunjukkan kesiapan dan fleksibilitas tim dalam menghadapi berbagai situasi, serta memastikan bahwa sebuah pekerjaan akan tetap selesai.

Contoh Perencanaan Kerja Perusahaan

Berikut adalah contoh rencana kerja tahunan untuk sebuah perusahaan fiktif yang bergerak di bidang teknologi:

Rencana Kerja Tahunan Perusahaan Teknologi 2024

1. Tujuan dan Sasaran Tahunan

Tujuan:

Meningkatkan pangsa pasar dan mengembangkan produk serta layanan untuk mendukung pertumbuhan berkelanjutan.

Sasaran:

• Meningkatkan pendapatan tahunan sebesar 25%.
• Meluncurkan dua produk baru dalam tahun ini.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 15%.
• Meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi biaya operasional sebesar 10%.

2. Tanggung Jawab / Tugas

Pengembangan Produk: Tim R&D

Tugas: Mengembangkan dan meluncurkan dua produk baru dalam tahun ini.

Pemasaran dan Penjualan: Tim Marketing dan Sales

Tugas: Menyusun strategi pemasaran dan penjualan untuk meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar.

Layanan Pelanggan: Tim Customer Support

Tugas: Meningkatkan kualitas layanan pelanggan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Operasional: Tim Operasional

Tugas: Mengidentifikasi dan mengimplementasikan inisiatif untuk mengurangi biaya operasional.

3. Deliverables

• Dua produk baru siap diluncurkan pada Q2 dan Q4.
• Marketing campaign dan penjualan yang berhasil dengan peningkatan pendapatan sebesar 25% sepanjang tahun.
• Program pelatihan dan peningkatan layanan pelanggan yang diluncurkan pada Q1.
• Laporan efisiensi operasional dengan pengurangan biaya sebesar 10% pada akhir tahun.

4. Sumber Daya

• Manusia: Tim R&D, Tim Marketing, Tim Sales, Tim Customer Support, dan Tim Operasional.
• Material: Bahan untuk pengembangan produk, materi pemasaran, perangkat lunak dan perangkat keras untuk operasional.
• Teknologi: Alat pengembangan produk, platform pemasaran digital, sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM).

5. Budget

• Pengembangan Produk: $500,000
• Pemasaran dan Penjualan: $300,000
• Layanan Pelanggan: $150,000
• Operasional: $200,000
  Total: $1,150,000

6. Timeline

Q1

• Pengembangan awal produk baru
• Peluncuran program peningkatan layanan pelanggan
• Identifikasi inisiatif pengurangan biaya operasional

Q2

• Peluncuran produk pertama
• Mulai kampanye pemasaran besar-besaran
• Implementasi inisiatif pengurangan biaya

Q3

• Evaluasi kepuasan pelanggan dan penyesuaian layanan
• Pertengahan tahun evaluasi penjualan dan pemasaran

Q4:

• Peluncuran produk kedua
• Kampanye pemasaran akhir tahun
• Laporan akhir efisiensi operasional dan pengurangan biaya

7. Risiko, Kendala, Asumsi, dan Plan B

Risiko

• Keterlambatan dalam pengembangan produk
• Reaksi pasar yang tidak sesuai harapan terhadap produk baru
• Kenaikan biaya operasional yang tidak terduga

Kendala

• Anggaran terbatas
• Sumber daya manusia yang mungkin tidak mencukupi

Asumsi

• Ketersediaan bahan dan sumber daya sesuai jadwal
• Respons positif dari pasar terhadap produk baru

Plan B

• Jika pengembangan produk terlambat, alokasikan sumber daya tambahan atau outsource sebagian pekerjaan.
• Jika produk baru tidak diterima dengan baik, rancang strategi pemasaran ulang atau penyesuaian produk.
• Jika terjadi kenaikan biaya operasional, identifikasi area lain untuk penghematan atau revisi anggaran.

Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tahapan, dan Penerapannya

—

Contoh rencana kerja di atas hanya gambaran sederhana. Anda dapat membuat work plan yang lebih detail sesuai dengan industri yang dijalani saat ini.

Setelah membuat rencana kerja, jangan lupa untuk track progress untuk melihat sejauh mana kemajuan yang sudah Anda lakukan dengan tim. Terakhir, usahakan untuk selalu evaluasi dan catat perbaikan apa yang perlu dilakukan di kemudian hari.

Jika Anda atau karyawan Anda masih belum memahami cara membuat rencana kerja dengan baik, segera dapatkan pelatihan profesional bersama para expert di Ruang Kerja. Pelatihannya bisa dilakukan online maupun offline, dan materinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Mari, Konsultasi Gratis terlebih dahulu!

Sumber:

Williams, Chelsea. ‘Creating a Successful Work Plan in 7 Steps,’ Acello. 17 April 2023 [online] Available at https://www.accelo.com/resources/blog/creating-a-successful-work-plan/ (Accessed at 24 June 2023)